Pembelian

Sering lupa mana saja pesanan yang sudah dikirim ke pemasok, berapa totalnya, dan kapan jatuh temponya?

Dalam keseharian, Anda mungkin memesan barang ke beberapa pemasok sekaligus. Ada yang lewat telepon, ada yang lewat chat. Di catatan Anda tertulis “sepatu A 50 pcs”, “kardus 10 bal”, “rak display 2 unit”, tapi ketika supplier menagih atau barang datang tidak bersamaan, Anda harus menggulir chat dan mengecek ulang spreadsheet. Di saat yang sama, gudang menanyakan, “PO yang mana untuk barang ini?” dan keuangan menagih informasi jatuh tempo. Semua bergantung pada ingatan satu orang dan potensi salah sangat besar.

Ketika pesanan makin banyak, kebingungan berubah jadi biaya: stok telat masuk karena PO tak jelas, pembayaran meleset karena tak ada pengingat jatuh tempo, dan negosiasi gagal karena nomor referensi PO tidak rapi. Pemasok juga bertanya: “Bisa kirim PO-nya?”—sementara Anda butuh waktu menyalin data dari mana-mana.

Fitur Pesanan Pembelian di Marlin merapikan seluruh proses itu. Anda membuat PO dari satu form ringkas berisi pemasok, tanggal, jatuh tempo, serta daftar item lengkap dengan jumlah dan harga. Semua PO terkumpul rapi dalam satu daftar dengan kolom yang jelas—kode, pemasok, status, total, grand total, uang muka, deskripsi, dan tanggal—sehingga tim pembelian, gudang, dan keuangan melihat informasi yang sama dan bisa menindaklanjuti tanpa menunggu Anda.

Apa yang Bisa Anda Lakukan

Lihat seluruh pesanan pembelian dalam satu daftar yang bisa dicari dan difilter

Di menu PO Supplier, Marlin menampilkan daftar Data Pesanan Pemasok yang memuat semua PO Anda. Di bagian atas ada kolom pencarian “Ketik untuk mencari …” dan tombol Filter untuk menyaring data. Setiap baris menampilkan User pembuat PO, Kode, Kode Referensi, Status (misalnya “Submit”, “Diproses”, “Dibatalkan”), Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Uang Muka, Deskripsi, Tanggal, dan menu Aksi. Ada tombol + Tambah untuk membuat PO baru, serta pilihan tampilan data dan alat bantu di sisi kanan.

Daftar tunggal seperti ini penting untuk operasi harian. Tim bisa langsung mengecek nilai pesanan dan statusnya tanpa membuka dokumen terpisah. Kolom Uang Muka membantu melihat mana PO yang sudah ada DP-nya, sedangkan Status memudahkan prioritas—misalnya fokus pada yang “Diproses”. Dengan pencarian dan filter, Anda tak perlu menggulir panjang ketika jumlah PO sudah puluhan hingga ratusan.

Berikut tampilan daftar yang dimaksud—terlihat kolom User, Kode, Kode Referensi, Status, Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Uang Muka, Deskripsi, Tanggal, serta tombol + Tambah dan Filter.

Buat PO baru dari form yang ringkas dan jelas

Saat Anda menekan tombol + Tambah, Marlin membuka form Tambah Data Pesanan Pemasok. Di bagian header terdapat kolom Kode, Tanggal, dan Jatuh Tempo. Di bawahnya ada kolom Pemasok dengan petunjuk “Tekan enter untuk mencari dalam modal” agar Anda bisa memilih pemasok yang tepat. Lalu, pada bagian Pilih Item Permintaan Barang, Anda menambahkan item yang akan dipesan—dengan pencarian yang sama, lalu mengisi Satuan, Harga, dan Jumlah. Sistem menampilkan Total per baris dan Grand Total di bagian bawah. Setelah selesai, tekan tombol Kirim untuk menyimpan/men-submit PO.

Form yang ringkas mempercepat kerja dan mengurangi kesalahan. Anda tidak perlu berpindah layar untuk menambahkan item atau menghitung manual, karena nilai baris dan Grand Total tampil otomatis di layar. Kode PO yang konsisten membuat pemasok mudah merujuk, sementara tanggal dan jatuh tempo membantu keuangan mengatur arus kas. Semuanya tercatat rapi sejak awal.

Pada form ini terlihat kolom Kode, Tanggal, Jatuh Tempo, Pemasok, area pemilihan item dengan kolom Satuan, Harga, Jumlah, Total, ringkasan Grand Total di bawah, serta tombol Kirim di bagian kanan bawah.

Tentukan dan pantau jatuh tempo pembayaran sejak membuat PO

Di header form terdapat kolom Jatuh Tempo dengan pemilih tanggal (ikon kalender). Anda bisa menuliskan komitmen pembayaran yang disepakati dengan pemasok saat membuat PO. Informasi ini akan tampil di daftar Pesanan Pemasok melalui kolom Tanggal dan memudahkan tim lain untuk memahami target pembayaran.

Kenapa ini krusial? Karena rencana arus kas terbentuk sejak Anda berkomitmen membeli barang. Ketika setiap PO punya jatuh tempo yang jelas, keuangan bisa menyusun prioritas tanpa menebak-nebak. Contoh, pada minggu depan Anda punya lima PO dengan jatuh tempo yang berbeda; cukup gunakan Filter dan kolom Status atau Kode untuk menentukan mana yang diproses terlebih dahulu.

Tambah item dengan cepat lewat pencarian dalam modal dan lihat perhitungannya

Bagian Pilih Item Permintaan Barang di form menyediakan kolom pencarian bertuliskan “Tekan enter untuk mencari dalam modal”. Setelah memilih item, tabel baris akan menampilkan Satuan, Harga, Jumlah, dan Total. Di bawah tabel, terdapat ringkasan Total dan Grand Total. Penjumlahan ditampilkan langsung di layar sehingga Anda bisa mengecek nilai pesanan sebelum dikirim.

Dengan cara ini, risiko salah hitung berkurang dan komunikasi ke pemasok menjadi lebih tegas. Ketika Anda menyebutkan kuantitas dan harga yang sudah dihitung di sistem, pemasok dan tim internal memiliki satu angka acuan yang sama. Jika ada perubahan, Anda tinggal menyesuaikan jumlah atau harga di baris terkait dan melihat dampaknya pada Grand Total.

Lihat status PO dan nilai uang muka di daftar

Pada daftar PO, setiap baris memiliki Status dengan penanda visual seperti “Submit”, “Diproses”, atau “Dibatalkan”. Terdapat juga kolom Uang Muka yang menampilkan nilai DP yang terkait dengan PO tersebut (jika ada). Informasi ini ditampilkan berdampingan dengan Total dan Grand Total sehingga Anda bisa melihat gambaran komitmen biaya dan pembayaran awal dalam satu layar.

Dampaknya nyata untuk koordinasi. Misalnya, tim keuangan dapat memprioritaskan tindak lanjut berdasarkan PO yang sudah punya DP, sementara tim pembelian fokus pada PO berstatus “Diproses”. Semua pihak bekerja dengan data yang sama sehingga risiko miskomunikasi menurun.

Simpan referensi internal dan catatan agar mudah ditelusuri

Di daftar terlihat kolom Kode Referensi dan Deskripsi. Anda bisa menggunakannya untuk menyimpan nomor atau keterangan pendukung—contoh kode permintaan internal atau catatan negosiasi singkat. Ketika suatu saat ada retur atau perubahan, tim hanya perlu mencari berdasarkan Kode atau Kode Referensi tanpa menebak-nebak.

Kebiasaan memberi referensi yang konsisten membuat penelusuran historis pesanan menjadi cepat. Ini penting terutama ketika Anda berurusan dengan banyak pemasok dan variasi item yang lebar—kesalahan identifikasi dokumen bisa menghabiskan banyak waktu.

Bagaimana Alurnya di Marlin

1. Buka menu Pembelian > PO Supplier untuk melihat daftar Data Pesanan Pemasok yang sedang berjalan.
2. Klik tombol + Tambah untuk membuat PO baru; Marlin akan menampilkan form Tambah Data Pesanan Pemasok dengan kolom Kode, Tanggal, dan Jatuh Tempo.
3. Pilih Pemasok melalui kolom pencarian (tekan enter untuk memunculkan modal pilihan), lalu lanjut ke bagian Pilih Item Permintaan Barang.
4. Tambahkan item yang dipesan, tentukan Satuan, Harga, dan Jumlah. Perhatikan nilai Total per baris dan Grand Total di bagian bawah agar sesuai kesepakatan.
5. Jika diperlukan, lengkapi Kode Referensi dan Deskripsi (tersedia pada form) agar dokumen mudah ditelusuri oleh tim lain.
6. Tekan Kirim untuk menyimpan/men-submit PO. PO akan tampil di daftar dengan Kode unik dan Status sesuai tindakan yang Anda lakukan selanjutnya.
7. Gunakan kolom pencarian dan tombol Filter di daftar untuk memantau, memprioritaskan, atau menindaklanjuti PO berdasarkan pemasok, status, tanggal, atau nilai-nilai yang relevan termasuk Uang Muka.
8. Gunakan menu Aksi pada baris PO ketika Anda perlu melakukan tindak lanjut (misalnya pembaruan status atau proses lanjutan sesuai prosedur Anda).

Terhubung dengan Bagian Lain

• Pembelian: PO menjadi acuan saat Anda mencatat transaksi pembelian; tim melihat Kode dan daftar item pada PO untuk memastikan barang dan nilai yang diterima sesuai.
• Retur Pembelian: Jika ada barang yang perlu diretur dari transaksi yang mengacu pada PO tertentu, Kode PO memudahkan penelusuran asal permintaan.
• Daftar Hutang: PO membantu merencanakan komitmen belanja; posisi hutang akan terlihat saat transaksi pembelian dicatat, sementara jadwal pembayaran dapat mengacu pada kolom Jatuh Tempo di PO.
• Pembayaran Hutang: Ketika melakukan pelunasan tagihan dari pemasok, informasi nilai dan referensi dari PO membantu verifikasi cepat sebelum pembayaran dilakukan.
• Pembayaran Uang Muka: Jika Anda mencatat DP pembelian menggunakan fitur terkait, nilainya akan terlihat pada kolom Uang Muka di daftar PO sehingga tim tahu berapa yang sudah dibayar di muka.

Contoh Situasi

Skenario 1 – Toko retail menata reorder mingguan
Sebelum: Setiap Senin, Anda memesan ulang barang fast-moving ke tiga pemasok via chat. Gudang menuliskan kebutuhan di kertas, Anda menghitung kasar di kalkulator. Ketika salah satu pemasok meminta nomor PO untuk menyiapkan barang, Anda mengirim foto spreadsheet yang tidak rapi. Minggu berikutnya, Anda lupa mana yang sudah dipesan dan berapa totalnya.

Sesudah memakai Pesanan Pembelian di Marlin: Anda membuka menu PO Supplier, klik + Tambah, isi pemasok, tanggal, dan Jatuh Tempo 7 hari. Lalu menambahkan item satu per satu; Grand Total langsung muncul. Contoh, untuk pemasok A Anda memesan 30 pcs Item X dengan harga satuan (ilustrasi) Rp50.000 dan 20 pcs Item Y Rp40.000—Grand Total (ilustrasi) Rp2.300.000. Setelah klik Kirim, PO tampil di daftar dengan Status “Submit”. Anda mengulangi untuk pemasok B dan C. Seminggu berjalan, tim cukup membuka daftar untuk melihat status masing-masing PO tanpa perlu bertanya ke Anda.

Skenario 2 – Distributor menggunakan DP dan butuh visibilitas komitmen
Sebelum: Untuk pembelian besar, pemasok meminta DP. Anda membayar, tetapi dokumen internal tidak terhubung; ketika tagihan datang, tim bingung berapa DP yang sudah dibayar dan untuk PO yang mana.

Sesudah memakai Pesanan Pembelian di Marlin: Anda membuat PO seperti biasa, melengkapi Jatuh Tempo dan catatan di Deskripsi. Ketika DP dibayarkan melalui fitur Pembayaran Uang Muka, nilai tersebut (ilustrasi) Rp10.000.000 akan terlihat di kolom Uang Muka pada baris PO terkait di daftar. Tim keuangan pun tahu sisa komitmen tanpa membuka dokumen lain, sedangkan tim pembelian melihat Status “Diproses” sebagai penanda tindak lanjut ke pemasok.

Tips agar Hasilnya Maksimal

• Gunakan penamaan Kode yang konsisten (misalnya mengikut urutan yang sudah tersedia di form) agar pemasok dan tim internal mudah merujuk dokumen yang sama.
• Selalu isi Jatuh Tempo saat membuat PO untuk membantu penjadwalan pembayaran dan mengurangi risiko terlambat bayar.
• Tambahkan Deskripsi singkat—misalnya catatan negosiasi, ongkir disepakati, atau nomor referensi internal—agar konteks PO jelas bagi semua orang.
• Gunakan Filter di daftar untuk memantau PO berdasarkan Status atau Tanggal, sehingga tim dapat memprioritaskan follow up dengan cepat.
• Jika ada DP, catat melalui fitur Pembayaran Uang Muka agar nilainya tampil pada kolom Uang Muka di daftar PO dan semua pihak melihat angka yang sama.
• Periksa kembali Grand Total sebelum menekan Kirim; perubahan kecil di kuantitas atau harga akan langsung tampak dampaknya pada total.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apa perbedaan “Pesanan Pembelian” dengan “Pembelian”?

Pesanan Pembelian (PO) adalah dokumen pemesanan—Anda menentukan pemasok, item, jumlah, harga, dan jatuh tempo. Transaksi Pembelian digunakan saat Anda mencatat realisasi barang/tagihan. PO memberi acuan yang rapi untuk proses berikutnya.

Apakah membuat PO otomatis menambah stok atau langsung mencatat hutang?

PO berfungsi sebagai dokumen pemesanan dan perencanaan. Pencatatan stok dan posisi hutang dilakukan saat Anda menindaklanjuti ke transaksi terkait (misalnya pembelian dan pembayaran hutang) sesuai prosedur di bisnis Anda.

Bagaimana cara memilih pemasok dan item di form?

Pada form PO terdapat kolom Pemasok dan kolom pencarian pada bagian Pilih Item Permintaan Barang dengan petunjuk “Tekan enter untuk mencari dalam modal”. Gunakan kolom tersebut untuk memilih entitas yang benar, lalu isi Harga dan Jumlah sebelum menekan Kirim.

Apa arti kolom “Uang Muka” di daftar PO?

Kolom Uang Muka menampilkan nilai DP yang terkait dengan suatu PO (jika ada). Ini memberi visibilitas cepat kepada tim mengenai pembayaran awal yang sudah dilakukan terhadap pemasok tersebut, berdampingan dengan nilai Total dan Grand Total.

Siap merapikan proses belanja ke pemasok? Coba buat satu Pesanan Pembelian di Marlin hari ini dan rasakan bedanya ketika semua tim melihat data yang sama, dari satu layar.

Sering lupa nota supplier, susah melacak jatuh tempo, atau bingung memisahkan DP dan pelunasan?

Setiap kali barang datang, Anda harus memeriksa item, menulis angka di nota, menghitung ulang ongkos kirim, dan mengingat kapan harus membayar. Satu transaksi mungkin lunas, yang lain masih DP, sementara beberapa belum dibayar sama sekali. Tanpa catatan yang rapi, yang terjadi adalah tumpukan kertas dan chat yang sulit dicari. Hasilnya? Ada faktur yang terlewat, stok masuk tidak jelas acuannya, dan arus kas terasa bocor.

Dengan modul Pembelian di Marlin, alur belanja ke supplier menjadi sederhana: mulai dari membuat PO (jika ada), mencatat pembelian langsung, menetapkan tanggal jatuh tempo, menambahkan biaya tambahan dan ongkos angkut, hingga mencatat pembayaran DP atau pelunasan. Semua tercatat rapi di daftar pembelian sehingga Anda bisa mencari dan memfilter kapan saja. Hutang ke supplier juga otomatis tercatat saat transaksi belum dibayar, sehingga Anda tahu persis berapa yang harus diselesaikan.

Hasilnya bukan sekadar angka di layar. Anda mendapatkan kontrol: setiap faktur pembelian memiliki kode yang jelas, status yang mudah dibaca, rincian supplier, nilai total dan grand total, serta catatan potongan. Saat butuh melacak pembayaran atau menyiapkan retur, datanya sudah siap. Anda cukup fokus memastikan barang sesuai dan harga cocok—sisanya mengikuti alur di aplikasi.

Apa yang Bisa Anda Lakukan

Pantau semua pembelian dalam satu tabel yang bisa dicari dan difilter

Di menu Pembelian, Anda akan melihat tabel data yang merangkum seluruh transaksi pembelian. Tersedia kolom No, Kode, Kode Referensi, Status, Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Deskripsi, Tanggal, dan tombol Aksi per baris. Anda dapat mengetik di kotak pencarian untuk menemukan transaksi tertentu dan menggunakan tombol Filter untuk mempersempit hasil. Indikator status (misalnya Selesai) membantu Anda mengenali progres transaksi secara cepat. Tombol + Tambah di kanan atas memudahkan membuat pembelian baru kapan pun diperlukan.

Kemampuan ini penting karena tim gudang, admin, dan keuangan sering melihat data dari sudut yang berbeda. Admin butuh mencari berdasarkan supplier, gudang butuh melihat tanggal terbaru, keuangan ingin fokus pada potongan dan grand total. Dengan tampilan terstruktur dan mudah difilter, pengecekan silang dan audit harian menjadi cepat—mengurangi risiko transaksi terlewat dan memudahkan pengambilan keputusan.

Tampilan tabel menunjukkan kolom No, Kode, Kode Referensi, Status, Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal, dengan kotak pencarian, tombol Filter, serta tombol + Tambah di kanan atas.

Buat pembelian dari PO supplier atau pembelian langsung

Saat menambah pembelian, formulir Tambah Data Pembelian menampilkan beberapa field kunci: Kode, Tanggal, Tanggal Jatuh Tempo, serta opsi memilih Pesanan Pemasok. Anda bisa menentukan Pemasok, lalu menambahkan item pada tabel dengan kolom Item (dengan placeholder Nama atau Kode Barcode), Satuan, Harga, Jumlah, dan Total. Di bagian ringkasan, Anda akan melihat Total, Biaya Tambahan, Ongkos Angkut, dan Grand Total. Ada tombol $ Bayar untuk langsung mencatat pembayaran saat itu juga.

Kenapa ini krusial? Banyak bisnis tidak selalu memulai dari PO. Terkadang supplier datang membawa barang dan Anda langsung beli. Di lain waktu, Anda sudah mengirim PO lebih dulu. Formulir yang sama mendukung dua kondisi tersebut: pilih PO di Pesanan Pemasok jika ada, atau biarkan kosong untuk pembelian langsung. Semua tetap tercatat rapi dengan Kode transaksi yang konsisten sehingga mudah dilacak di kemudian hari.

Formulir menampilkan field Kode, Tanggal, Tanggal Jatuh Tempo, Pesanan Pemasok, Pemasok, tabel item (Item, Satuan, Harga, Jumlah, Total), ringkasan Total, Biaya Tambahan, Ongkos Angkut, Grand Total, serta tombol $ Bayar.

Masukkan item cepat dengan nama atau kode barcode, lengkap dengan satuan, harga, dan jumlah

Pada tabel item, kolom Item memandu Anda untuk mengetik Nama atau Kode Barcode. Setiap baris item memiliki Satuan, Harga, Jumlah, dan Total yang dihitung per baris. Anda bisa menambah baris sesuai kebutuhan transaksi. Tampilan ini membuat proses input terasa familiar: dari daftar item pada dokumen supplier, langsung dipecah menjadi baris-baris yang jelas di aplikasi.

Bagi bisnis yang menangani banyak SKU, kejelasan kolom seperti ini meminimalkan salah input. Admin dapat memeriksa tiap baris sebelum menyimpan. Jika supplier memberikan harga yang berbeda per pengantaran, cukup atur Harga pada baris terkait. Dengan begitu, nilai Total transaksi yang tampil di sisi ringkasan benar-benar mencerminkan nilai pembelian yang terjadi.

Hitung Grand Total yang realistis dengan Biaya Tambahan dan Ongkos Angkut

Di bagian ringkasan, Anda akan menemukan Total, Biaya Tambahan, Ongkos Angkut, dan Grand Total. Nilai Grand Total akan memperhitungkan biaya-biaya tersebut, sehingga nominal yang tersimpan di sistem adalah yang paling dekat dengan biaya riil per transaksi. Tidak ada lagi catatan ongkir yang tercecer di chat atau ingatan staf gudang.

Manfaatnya terasa saat Anda mereview biaya pembelian. Contoh, jika dalam satu pengiriman terdapat biaya tambahan untuk pengepakan, Anda bisa memasukkannya di Biaya Tambahan. Begitu pula dengan Ongkos Angkut. Dengan pembagian yang jelas, perbandingan harga supplier antar periode menjadi lebih akurat karena Anda tidak sedang membandingkan apel dengan jeruk—semuanya dihitung pada basis biaya yang sama.

Atur jatuh tempo dan biarkan hutang tercatat otomatis saat belum dibayar

Formulir pembelian menyediakan field Tanggal Jatuh Tempo. Jika Anda mencatat pembelian tetapi belum melakukan pembayaran melalui tombol $ Bayar, transaksi tersebut akan masuk sebagai hutang. Ini sejalan dengan deskripsi modul Pembelian yang mencakup pencatatan hutang usaha.

Bagi pemilik toko dan distributor, fitur ini penting untuk menjaga arus kas. Anda bisa ambil keputusan kapan membayar supplier tanpa takut lupa. Saat melihat daftar pembelian, Anda dapat memantau transaksi mana yang statusnya sudah Selesai dan merunutnya ke daftar hutang untuk penjadwalan pembayaran berikutnya.

Catat DP (uang muka) atau pelunasan langsung dari formulir

Di halaman pembuatan pembelian, tombol $ Bayar memudahkan Anda mencatat pembayaran saat itu juga. Praktiknya, banyak supplier meminta DP agar barang dikirim, lalu sisanya dibayar setelah barang diterima atau diperiksa. Dengan tombol tersebut, Anda bisa menyimpan pembayaran uang muka terlebih dahulu, kemudian melakukan pelunasan di lain waktu melalui alur pembayaran hutang.

Keuntungannya jelas: riwayat pembayaran tercatat per transaksi. Anda tidak lagi bertanya-tanya “DP transaksi ini berapa ya?” karena informasinya tersimpan dan dapat dilanjutkan di fitur Pembayaran Uang Muka maupun Pembayaran Hutang dalam modul yang sama.

Bagaimana Alurnya di Marlin

1. Buka menu Pembelian dan klik tombol + Tambah untuk membuat transaksi baru. Anda akan diarahkan ke formulir Tambah Data Pembelian dengan field Kode yang sudah terisi.
2. Isi Tanggal dan Tanggal Jatuh Tempo. Jika transaksi berawal dari PO, pilih dokumen di field Pesanan Pemasok. Jika pembelian langsung, biarkan field tersebut kosong.
3. Pilih Pemasok, kemudian tambahkan baris pada tabel item. Ketik Nama atau Kode Barcode pada kolom Item, lalu lengkapi Satuan, Harga, dan Jumlah. Periksa nilai Total pada setiap baris.
4. Masukkan Biaya Tambahan dan Ongkos Angkut jika ada. Bagian ringkasan akan menampilkan Grand Total sesuai perhitungan.
5. Jika melakukan pembayaran saat itu, klik tombol $ Bayar untuk mencatat DP atau pelunasan. Jika belum dibayar, transaksi otomatis dianggap sebagai hutang dan akan muncul pada daftar hutang usaha.
6. Simpan transaksi. Di halaman daftar Pembelian, transaksi akan terlihat dengan Kode unik, nama Pemasok, nilai Total dan Grand Total, serta Status (contoh: Selesai) dan Tanggal. Anda dapat menggunakan pencarian dan Filter untuk menemukannya kembali.
7. Lanjutkan proses pembayaran berikutnya melalui fitur Pembayaran Hutang atau kelola Uang Muka sesuai kebutuhan. Jika ada barang yang harus dikembalikan, gunakan alur di fitur Retur Pembelian dalam modul yang sama.

Terhubung dengan Bagian Lain

• Pesanan Pembelian: Field Pesanan Pemasok di formulir memungkinkan Anda membuat pembelian berdasarkan PO yang sudah ada, sehingga detail pemasok dan item mengikuti acuan yang sama.
• Retur Pembelian: Setelah pembelian tercatat, transaksi tersebut dapat menjadi referensi saat Anda memproses retur barang ke supplier agar nilai dan catatan pembayaran ikut terkendali.
• Daftar Hutang: Jika pembelian belum dibayar, nilai transaksi otomatis menjadi hutang dan muncul pada daftar hutang untuk Anda jadwalkan pembayarannya.
• Pembayaran Hutang: Gunakan fitur ini untuk melunasi transaksi pembelian yang sudah jatuh tempo atau sebagian telah dibayar DP.
• Pembayaran Uang Muka: Saat supplier mensyaratkan DP, Anda bisa mencatat uang muka dari tombol $ Bayar di formulir, lalu memonitor dan mengaitkannya saat pelunasan.

Contoh Situasi

Skenario 1: Toko retail dengan pembelian langsung dan ongkos kirim

Sebelum: Pemilik toko menerima kiriman 5 karton barang dari pemasok A. Nota menyebutkan harga barang sebesar Rp3.000.000 (contoh), plus ongkos kirim Rp150.000 (contoh). Admin mencatat harga barang di buku, namun ongkos kirim hanya diingat oleh kurir internal. Bulan berikutnya, ketika membandingkan biaya, angka terlihat lebih murah karena ongkir lupa dimasukkan. Analisis biaya menjadi keliru.

Sesudah: Di Marlin, admin membuka Pembelian, klik + Tambah, memilih pemasok, memasukkan item satu per satu beserta jumlahnya, lalu mengisi Ongkos Angkut sebesar Rp150.000 (contoh). Grand Total menjadi Rp3.150.000 (contoh). Karena belum dibayar, transaksi otomatis masuk sebagai hutang dengan jatuh tempo 14 hari. Minggu depannya, admin membuka Pembayaran Hutang untuk melunasi sebelum jatuh tempo. Perbandingan biaya bulan ke bulan kini akurat karena ongkir tercatat di setiap transaksi.

Skenario 2: Distributor dengan PO dan pembayaran DP

Sebelum: Distributor membuat PO ke supplier B untuk 1.000 unit produk (contoh). Supplier meminta DP 30% (contoh) sebelum pengiriman. DP dibayar via transfer, tetapi saat barang datang, staf tidak yakin DP tersebut terkait PO yang mana. Pelunasan tertunda karena tim harus mengumpulkan bukti terlebih dahulu.

Sesudah: Admin membuka Pembelian dan membuat transaksi baru dengan memilih PO di field Pesanan Pemasok. Saat itu juga, admin klik $ Bayar dan mencatat DP sebesar nominal yang disepakati (contoh). Ketika barang diterima lengkap, admin tinggal melunasi sisanya melalui Pembayaran Hutang. Semua historis pembayaran tersimpan pada transaksi yang sama, sehingga rekonsiliasi lebih cepat.

Tips agar Hasilnya Maksimal

• Selalu isi Tanggal Jatuh Tempo saat mencatat pembelian supaya kewajiban pembayaran mudah dipantau di Daftar Hutang.
• Gunakan field Pesanan Pemasok saat pembelian berawal dari PO agar detail yang dicatat konsisten dengan pesanan awal.
• Masukkan Biaya Tambahan dan Ongkos Angkut pada bagian ringkasan agar Grand Total mencerminkan biaya sebenarnya.
• Manfaatkan kolom Deskripsi di daftar pembelian untuk memberi catatan singkat, misalnya “pengiriman gelombang 1” atau “harga promo supplier”.
• Gunakan pencarian dan Filter di halaman daftar saat melakukan audit mingguan agar transaksi yang belum dilunasi cepat ditemukan.
• Periksa kembali kolom Harga dan Jumlah per baris item sebelum menyimpan agar nilai Total dan Grand Total tepat.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah saya bisa mencatat pembelian tanpa membuat PO terlebih dahulu?

Bisa. Di formulir pembelian terdapat field Pesanan Pemasok. Jika transaksi adalah pembelian langsung, Anda cukup biarkan field tersebut kosong dan lanjutkan input item seperti biasa.

Bagaimana cara mencatat DP (uang muka) pembelian?

Gunakan tombol $ Bayar pada formulir pembelian untuk merekam pembayaran di saat yang sama. Nilainya tercatat sebagai uang muka dan dapat dilanjutkan pelunasannya melalui fitur Pembayaran Hutang di modul yang sama.

Kalau saya belum membayar, apakah otomatis menjadi hutang?

Ya. Modul Pembelian mendukung pencatatan hutang. Saat pembelian belum dibayar, transaksi akan masuk sebagai hutang usaha dan dapat Anda pantau serta lunasi kemudian.

Di mana saya memasukkan ongkos kirim atau biaya tambahan lain?

Gunakan kolom Biaya Tambahan dan Ongkos Angkut di bagian ringkasan pada formulir pembelian. Nilainya akan diperhitungkan ke Grand Total transaksi.

Siap mencoba alur pembelian yang lebih rapi? Buat satu transaksi percobaan hari ini dan rasakan bedanya saat semua angka terkumpul di satu tempat.

Apakah retur ke pemasok sering terlambat tercatat, nomor dokumen tercecer, atau bingung apakah dikompensasi potong hutang atau uang kembali?

Dalam keseharian, retur pembelian bisa muncul kapan saja: barang datang rusak, ukuran salah, atau pemasok mengirim kelebihan kuantitas. Tanpa pencatatan yang rapi, toko jadi kesulitan menelusuri retur mana terkait pembelian yang mana, berapa nilai yang harus dipotong dari hutang pemasok, dan kapan retur itu terjadi. Ujung-ujungnya, pembayaran ke pemasok sering tidak akurat karena potongan retur tidak ikut dihitung atau malah dobel.

Di Marlin, Retur Pembelian membantu Anda menertibkan semua itu. Anda bisa melihat daftar retur yang jelas, membuat retur baru yang terhubung ke transaksi pembelian terkait, memasukkan item yang dikembalikan, serta mencatat apakah kompensasinya berupa pengurangan hutang atau pengembalian uang. Nomor, tanggal, pemasok, nilai, dan status retur terdokumentasi sehingga tim gudang, pembelian, dan keuangan berbicara dengan data yang sama.

Apa yang Bisa Anda Lakukan

Lihat seluruh Retur Pembelian dalam satu daftar yang mudah dibaca

Marlin menampilkan tabel Data Retur Pembelian berisi kolom-kolom penting seperti Kode, Status, Pemasok, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal. Ada juga aksi per baris dan tombol untuk menambah retur baru. Tampilan ini memudahkan Anda memantau returan yang sudah dibuat dan melihat ringkasannya tanpa harus membuka satu per satu.

Bagi operasional, ini penting agar keputusan finansial tidak menunggu rekap manual. Misalnya saat akan membayar pemasok, Anda cukup melihat total retur yang sudah tercatat di periode tertentu dan siapa pemasoknya. Karena semua nomor dan tanggal tercatat, audit dan penelusuran juga jadi lebih cepat.

Contoh yang terlihat pada layar: daftar dengan label Status berwarna yang menunjukkan "Selesai", kolom Grand Total berisi nilai rupiah, dan tombol + Tambah di kanan atas daftar.

Cari cepat retur berdasarkan nomor atau nama pemasok

Di bagian atas daftar tersedia kolom pencarian. Anda dapat mengetik nomor retur atau nama pemasok untuk memfilter isi tabel secara instan. Tombol Filter juga tersedia untuk mempersempit tampilan sesuai kebutuhan. Pencarian ini berguna ketika retur jumlahnya banyak dan Anda perlu menemukan satu transaksi tertentu dengan cepat.

Dengan kebiasaan menggunakan nomor dokumen saat komunikasi internal, staf gudang dan keuangan tidak perlu saling kirim foto nota lagi. Cukup ketikkan nomor retur di kolom pencarian, transaksi yang dicari langsung muncul sehingga proses verifikasi menjadi singkat.

Gambar berikut menunjukkan kolom pencarian diisi nomor retur sehingga daftar menyusut menampilkan hasil yang relevan. Tombol Filter, Refresh, dan Reload juga tampak.

Buat Retur Pembelian baru dari transaksi pembelian terkait

Ketika Anda menekan tombol Tambah pada menu Retur Pembelian, Marlin membuka formulir Tambah Data Retur Pembelian. Di sini tersedia kolom Kode, Tanggal, serta kolom Pembelian untuk menghubungkan retur ke transaksi pembelian yang relevan. Anda juga dapat memilih Pemasok. Pada bagian detail, ada tabel item dengan kolom Item, Satuan, Harga, Jumlah, dan Total. Di sisi kanan bawah terlihat ringkasan Grand Total serta dua kolom penting: Pengurangan Uang/Bayar dan Pengurangan Hutang.

Alur ini penting agar retur tidak berdiri sendiri. Mengaitkannya ke pembelian sumber membuat rekonsiliasi menjadi jelas: item apa yang dibeli, berapa yang dikembalikan, dan apa dampaknya terhadap kewajiban ke pemasok. Kolom Pengurangan Uang/Bayar membantu Anda mencatat ketika pemasok mengembalikan uang, sementara Pengurangan Hutang berguna untuk retur yang dikompensasikan sebagai potongan di tagihan berikutnya.

Di layar terlihat form dengan Kode (contoh tertulis PR-0011), Tanggal, kolom pencarian untuk Pembelian dan Pemasok, tabel item dengan placeholder “Nama atau Kode Barcode”, nilai Grand Total 0,00, kolom Pengurangan Uang/Bayar, Pengurangan Hutang, serta tombol Kirim.

Pantau dan telusuri juga dari halaman Pembelian

Selain dari menu Retur Pembelian, Anda bisa memanfaatkan halaman Pembelian untuk menelusuri transaksi sumbernya. Halaman ini menampilkan Data Pembelian dengan kolom Kode, Kode Referensi, Status, Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal. Pencarian dan filter tersedia agar Anda cepat menemukan pembelian yang akan diretur.

Dari perspektif operasional, ini mempermudah tim ketika punya nomor pembelian terlebih dahulu. Mereka bisa membuka daftar Pembelian, menyaring sesuai periode, lalu menemukan pembelian terkait. Dengan begitu, pembuatan retur akan mengacu ke transaksi yang benar dan meminimalkan salah referensi.

Contoh tampilan awal Data Pembelian dengan daftar transaksi dan tombol + Tambah di kanan.

Anda juga dapat membuka opsi penyaringan lanjutan dari tombol Filter untuk menentukan rentang tanggal dan status.

Saat kolom pencarian di atas diisi (misalnya nomor tertentu seperti “RB-2409-001”), daftar akan memfilter hasil sesuai input Anda.

Buka formulir Retur dari halaman Pembelian

Pada halaman Pembelian, tombol + Tambah tersedia di kanan. Dari sini Anda dapat melanjutkan ke pembuatan formulir Retur Pembelian baru sebagaimana alur kerja yang ditampilkan pada aplikasi demo.

Ini berguna bagi tim yang sehari-harinya bekerja di layar Pembelian. Tanpa berpindah menu jauh, proses pembuatan retur tetap bisa dilakukan sehingga pekerjaan tetap mengalir.

Di layar terlihat daftar Pembelian dengan tombol + Tambah yang dapat digunakan untuk memulai pembuatan formulir baru.

Bagaimana Alurnya di Marlin

1. Buka menu Retur Pembelian. Anda akan melihat tabel Data Retur Pembelian berisi baris-baris retur dengan kolom Kode, Status, Pemasok, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal.
2. Gunakan kolom pencarian untuk menemukan retur lama atau memastikan belum ada retur ganda. Anda bisa ketik nomor retur atau nama pemasok. Jika diperlukan, tekan tombol Filter untuk menyaring daftar.
3. Untuk membuat retur baru, tekan tombol Tambah. Form Tambah Data Retur Pembelian akan terbuka dengan kolom Kode dan Tanggal di bagian atas.
4. Isi kolom Pembelian untuk menghubungkan retur ke transaksi pembelian yang relevan, lalu pilih Pemasok. Hubungan ini memudahkan penelusuran ketika Anda butuh melihat kembali sumber pengadaan.
5. Tambahkan item yang dikembalikan pada tabel item. Anda dapat mengetik nama atau kode barcode di kolom Item, tentukan Satuan, set Harga dan Jumlah, dan lihat Total per baris.
6. Perhatikan ringkasan di sisi bawah: Grand Total dihitung dari isi tabel, dan tersedia kolom Pengurangan Uang/Bayar serta Pengurangan Hutang untuk mendokumentasikan bagaimana retur dikompensasikan.
7. Klik Kirim untuk menyimpan. Retur akan muncul di daftar Data Retur Pembelian dengan informasi yang Anda masukkan, termasuk nilai Grand Total dan Tanggal.
8. Alternatifnya, Anda bisa memulai dari menu Pembelian: cari transaksi sumber melalui kolom pencarian atau Filter, lalu gunakan tombol Tambah untuk membuka formulir pembuatan sebagaimana ditunjukkan di aplikasi demo.

Terhubung dengan Bagian Lain

• Pesanan Pembelian: retur biasanya merujuk pada pembelian yang asalnya berawal dari pesanan; pengaitan retur ke transaksi pembelian membantu menelusuri kembali kebutuhan awal terhadap pemasok.
• Pembelian: di formulir retur tersedia kolom Pembelian untuk menghubungkan retur ke transaksi pembelian; Anda juga bisa menelusurinya dari daftar Pembelian.
• Daftar Hutang: nilai pada kolom Pengurangan Hutang di retur dapat menjadi rujukan saat menyiapkan pembayaran kepada pemasok agar tagihan bersihnya sesuai.
• Pembayaran Hutang: saat membayar hutang ke pemasok, data retur yang sudah didokumentasikan memudahkan perhitungan potongan sehingga pembayaran tidak berlebih.
• Pembayaran Uang Muka: bila pemasok mengembalikan dana, kolom Pengurangan Uang/Bayar di retur membantu tim keuangan memisahkan kompensasi uang dari potongan hutang, sehingga pencatatan uang muka dan arus kas dapat direview lebih tepat.

Contoh Situasi

Skenario 1: Toko retail menerima barang rusak

Sebelum memakai fitur ini: Tim toko menerima 5 unit lampu, 1 unit rusak. Barang sudah dibeli minggu lalu dan sebagian sudah dibayar. Catatan retur hanya tertulis di chat dan selembar kertas. Saat jatuh tempo, keuangan lupa memotong nilai retur pada pembayaran hutang sehingga membayar penuh. Akhirnya harus menagih kembali ke pemasok di kemudian hari.

Sesudah memakai fitur ini: Staff membuka Retur Pembelian, klik Tambah, mengisi Kode dan Tanggal, memilih Pembelian yang relevan, dan menambahkan item 1 unit lampu ke tabel. Di ringkasan, Grand Total returan otomatis terbaca dari baris item. Karena pemasok setuju potong tagihan berikutnya, staff mengisi kolom Pengurangan Hutang sebesar nilai retur (contoh: Rp150.000). Retur tersimpan, muncul di daftar dengan Kode dan Tanggal yang jelas. Ketika tim keuangan menyiapkan pembayaran berikutnya, mereka melihat data retur tersebut dan memperhitungkan potongannya.

Skenario 2: Distributor mengembalikan kelebihan kiriman

Sebelum memakai fitur ini: Pemasok mengirim 120 karton, padahal pesanan 100 karton. Gudang mengembalikan 20 karton hari itu juga, tetapi nomornya tidak dicatat. Bulan berikutnya, pemasok mengirim nota kredit, namun sulit menyesuaikan karena tidak ada catatan detail barang yang dikembalikan.

Sesudah memakai fitur ini: Tim pembelian membuka halaman Pembelian, menggunakan Filter untuk menampilkan transaksi bulan berjalan, lalu mencari pembelian terkait. Dari halaman ini mereka membuka pembuatan retur dan menginput item 20 karton pada tabel. Karena pemasok langsung mentransfer kembali dana, kolom Pengurangan Uang/Bayar diisi sebesar nilai retur (contoh: Rp12.000.000). Transaksi tercatat rapi; saat melakukan rekonsiliasi, tim tinggal mencocokkan nomor retur dan nilai Grand Total pada daftar.

Tips agar Hasilnya Maksimal

• Biasakan mengisi kolom Pembelian di formulir retur agar setiap retur terhubung ke transaksi sumbernya dan mudah ditelusuri.
• Gunakan deskripsi singkat pada kolom Deskripsi (di daftar terlihat) untuk menandai alasan retur, misalnya “rusak” atau “kelebihan kirim”.
• Tentukan satu metode kompensasi di ringkasan: isikan Pengurangan Uang/Bayar ketika ada pengembalian dana, atau Pengurangan Hutang ketika akan dipotong dari tagihan; dokumentasi yang konsisten memudahkan pembayaran.
• Manfaatkan kolom pencarian dan tombol Filter pada daftar agar tidak ada retur ganda; cari dulu nomor retur atau nama pemasok sebelum membuat baru.
• Gunakan penamaan Kode yang konsisten sesuai kebiasaan tim (misalnya format PR-YYYYMM-###) supaya pencarian cepat dan arsip mudah.
• Input item dengan teliti: ketik nama atau kode barcode pada kolom Item dan periksa Satuan, Harga, serta Jumlah sebelum menekan Kirim.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah retur harus dikaitkan ke transaksi pembelian tertentu?

Di formulir Tambah Data Retur Pembelian tersedia kolom Pembelian untuk mencari dan menghubungkan retur ke transaksi pembelian terkait. Menggunakan kolom ini memudahkan penelusuran dan memastikan nilai serta pemasoknya tepat.

Bagaimana mencatat apakah retur memotong hutang atau menerima uang kembali?

Pada bagian ringkasan formulir retur terdapat kolom Pengurangan Uang/Bayar dan Pengurangan Hutang. Isikan sesuai kesepakatan dengan pemasok agar cara kompensasi tercatat jelas.

Bisakah saya menemukan retur tertentu dengan cepat?

Bisa. Di halaman Retur Pembelian ada kolom pencarian untuk mengetik nomor retur atau nama pemasok. Anda juga dapat menggunakan tombol Filter. Hasilnya, daftar hanya menampilkan retur yang relevan.

Apakah saya bisa mulai membuat retur dari halaman Pembelian?

Bisa. Dari menu Pembelian, Anda dapat menggunakan pencarian atau Filter untuk menemukan transaksi sumber, lalu menggunakan tombol + Tambah untuk melanjutkan ke pembuatan formulir sesuai alur aplikasi demo.

Coba buat satu retur percobaan di Marlin untuk melihat sendiri bagaimana pencatatannya menyatukan kerja gudang, pembelian, dan keuangan tanpa ribet.

Tagihan dari pemasok menumpuk dan Anda tak yakin mana yang harus dibayar dulu?

Di toko atau gudang yang sibuk, faktur pembelian dari berbagai pemasok datang setiap hari. Ada yang minta tempo 7 hari, ada yang 30 hari. Sementara itu, Anda masih harus mengawasi arus kas, memastikan barang baru segera masuk rak, dan menghindari denda telat bayar. Kalau semuanya dicatat di buku atau spreadsheet terpisah, mudah sekali ada yang kelewat—apalagi saat jumlah pemasok bertambah.

Kenyataannya, Anda butuh satu tempat yang menampilkan semua tagihan pembelian, jelas angka yang harus dibayar, dan kapan jatuh temponya. Dengan begitu Anda bisa cepat menentukan prioritas, tanpa mengubek-ubek map atau menelusuri email satu per satu.

Daftar Hutang di Marlin menghadirkan ringkasan yang rapi untuk semua tagihan pembelian yang Anda catat di sistem. Dari satu layar, Anda melihat pemasok, nilai total, diskon dan biaya tambahan, total tagihan, nilai hutang, sampai tanggal jatuh tempo. Ada kolom pencarian untuk menemukan pemasok tertentu, tombol Filter, serta kontrol tampilan yang membantu Anda bekerja lebih cepat.

Apa yang Bisa Anda Lakukan

Melihat posisi hutang per transaksi secara lengkap

Pada menu Daftar Hutang, semua tagihan tersaji baris per baris. Setiap baris menampilkan Kode transaksi, Kode Referensi (jika ada), nama Pemasok, Total, Diskon, Biaya Tambahan, Grand Total, nilai Hutang, Jatuh Tempo, Tanggal, serta tombol Aksi. Informasi kunci ini berada di satu layar sehingga Anda tidak perlu membuka banyak dokumen untuk memahami kewajiban yang sedang berjalan.

Kenapa penting? Karena satu transaksi bisa saja memiliki diskon atau biaya tambahan. Melihat kolom-kolom tersebut berdampingan membantu Anda membaca konteks—mana yang nilainya besar, mana yang dekat jatuh tempo, dan mana yang seharusnya diprioritaskan ketika dana harus dibagi ke beberapa pemasok sekaligus.

Berikut tampilan awal halaman Daftar Hutang dengan kolom No, Kode, Kode Referensi, Pemasok, Total, Diskon, Biaya Tambahan, Grand Total, Hutang, Jatuh Tempo, Tanggal, dan tombol Aksi di tiap baris.

Mencari cepat berdasarkan nama pemasok

Anda bisa langsung mengetik nama pemasok pada kolom Cari di bagian atas daftar. Saat Anda mulai mengetik, daftar akan menyempit menampilkan baris yang relevan. Praktis ketika Anda sedang bernegosiasi dengan satu pemasok tertentu atau hendak memeriksa posisi hutang sebelum melakukan pembayaran.

Mengapa ini krusial? Pada praktiknya, tagihan sering kali dikelompokkan berdasarkan pemasok. Dengan hasil pencarian yang cepat, Anda bisa fokus mengecek beberapa invoice milik pemasok yang sama, lalu mengambil keputusan pembayaran dengan percaya diri.

Pada contoh ini, nama pemasok diketik di kolom pencarian sehingga daftar hanya menampilkan baris yang terkait; di bar atas juga terlihat tombol Filter, Refresh, dan Reload.

Memprioritaskan pembayaran lewat kolom Jatuh Tempo dan Hutang

Kolom Jatuh Tempo ditampilkan jelas—tanggalnya terlihat menonjol—membantu Anda menilai urgensi setiap tagihan. Di saat yang sama, kolom Hutang menunjukkan nilai yang harus Anda bayarkan untuk transaksi tersebut. Kombinasi dua kolom ini memudahkan Anda menyusun urutan pembayaran harian atau mingguan tanpa membuka catatan tambahan.

Bagi pemilik usaha, kejelasan ini berarti kontrol arus kas yang lebih baik. Misalnya, Anda bisa memutuskan untuk menyelesaikan beberapa tagihan kecil yang jatuh tempo hari ini, sembari menunda tagihan yang jatuh tempo minggu depan. Semua keputusan dibuat dari satu layar yang sama—cepat dan informatif.

Mengelola tampilan: Refresh, Reload, dan pengaturan jumlah baris

Di area atas daftar terdapat tombol Refresh dan Reload yang membantu Anda memperbarui tampilan sesuai kondisi terkini. Saat data di layar sudah disaring atau Anda baru saja selesai melakukan pencarian, dua tombol ini membuat daftar kembali segar tanpa perlu berpindah halaman. Anda juga bisa menyesuaikan jumlah baris per halaman—misalnya 20 baris—dan menggunakan pagination di bagian bawah untuk berpindah halaman berikutnya.

Fungsinya sederhana namun krusial: saat transaksi banyak, pengaturan tampilan yang tepat menghemat waktu. Anda dapat meninjau data dalam potongan yang nyaman, berpindah cepat antar-halaman, dan memastikan layar menampilkan hasil penyaringan terakhir sebelum mengambil keputusan.

Menelusuri asal transaksi di daftar Pembelian

Ketika ingin meninjau konteks sebuah hutang lebih jauh, Anda bisa membuka menu Pembelian. Di sana, setiap transaksi pembelian ditampilkan lengkap dengan Kode, Status (misalnya "Selesai"), Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal. Ini memudahkan Anda mencocokkan catatan di Daftar Hutang dengan transaksi pembelian yang menjadi dasar tagihan.

Pencarian pada halaman Pembelian juga mendukung input nomor invoice atau nama pemasok. Dengan begitu, Anda dapat cepat menemukan transaksi yang ingin Anda verifikasi sebelum melanjutkan langkah pembayaran di fitur yang sesuai.

Ini adalah tampilan awal halaman Data Pembelian dengan kolom Kode, Status, Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal.

Contoh pencarian nomor invoice di kolom pencarian pada Data Pembelian untuk mempersempit daftar.

Mengecek retur pembelian pada daftar khususnya

Jika di lapangan terjadi pengembalian barang ke pemasok, Anda bisa melihatnya pada menu Retur Pembelian. Daftar ini menampilkan Kode, Status, Pemasok, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal untuk setiap retur. Memantau retur di tempatnya sendiri membantu Anda memahami riwayat transaksi dengan pemasok tertentu sebelum memutuskan langkah pembayaran lanjutan.

Pada halaman Retur Pembelian terdapat tombol Filter. Saat ditekan, muncul panel yang memungkinkan Anda menyaring data berdasarkan periode tanggal, memilih awal dan akhir periode melalui pemilih tanggal, tombol cepat seperti Kemarin, 1 Minggu, 1 Bulan, 1 Tahun, serta pilihan Status. Dengan penyaringan seperti ini, Anda lebih mudah menemukan retur yang relevan dengan periode tertentu.

Berikut tampilan daftar Retur Pembelian yang menampilkan Kode, Status, Pemasok, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal.

Setelah klik Filter pada Retur Pembelian, terlihat panel filter dengan pilihan Periode Tanggal, Awal Periode dan Akhir Periode, tombol cepat Kemarin/1 Minggu/1 Bulan/1 Tahun, opsi Status, serta tombol Terapkan.

Bagaimana Alurnya di Marlin

1. Pastikan transaksi pembelian sudah dicatat di menu Pembelian. Setiap transaksi akan memiliki informasi pemasok, nilai total, dan tanggal transaksi yang rapi pada daftar Pembelian.
2. Buka menu Pembelian > Daftar Hutang. Anda akan melihat tabel berisi semua tagihan yang tercatat, termasuk kolom Total, Diskon, Biaya Tambahan, Grand Total, Hutang, Jatuh Tempo, dan Tanggal.
3. Atur tampilan sesuai kebutuhan. Gunakan kontrol jumlah baris (misalnya 20) dan navigasi halaman di bagian bawah untuk meninjau seluruh data secara nyaman.
4. Ketik nama pemasok pada kolom Cari untuk fokus pada tagihan pemasok tertentu. Daftar akan menampilkan baris yang cocok sehingga Anda bisa meninjau nilainya lebih cepat.
5. Gunakan tombol Filter bila Anda ingin menampilkan opsi penyaringan. Setelah melakukan penyaringan atau pencarian, tekan Refresh atau Reload untuk memastikan layar menampilkan data sesuai kriteria yang aktif.
6. Amati kolom Hutang dan Jatuh Tempo pada baris yang relevan. Informasi ini membantu Anda menentukan urutan pembayaran yang akan dilakukan hari ini atau minggu ini.
7. Jika perlu menelusuri transaksi asalnya, buka menu Pembelian dan gunakan pencarian (misalnya berdasarkan nomor invoice) untuk melihat rincian transaksi tersebut. Untuk kasus ada retur, buka menu Retur Pembelian dan gunakan Filter periode untuk menemukan catatan retur terkait.
8. Ketika siap mencatat pembayaran, lanjutkan prosesnya di fitur Pembayaran Hutang pada modul Pembelian. Daftar Hutang berperan sebagai acuan untuk memilih tagihan mana yang hendak dibayar.

Terhubung dengan Bagian Lain

• Pesanan Pembelian: Menjadi tahap awal pemesanan barang ke pemasok sebelum dicatat sebagai transaksi pembelian.
• Pembelian: Sumber data transaksi yang kemudian muncul sebagai tagihan pada Daftar Hutang.
• Retur Pembelian: Pencatatan barang yang dikembalikan ke pemasok; data returnya dapat Anda tinjau terpisah saat memeriksa hubungan dengan tagihan pemasok.
• Pembayaran Hutang: Tempat Anda mencatat pembayaran tagihan pemasok; Daftar Hutang membantu menentukan prioritas pembayaran.
• Pembayaran Uang Muka: Jika pemasok meminta DP sebelum pengiriman, catat pembayarannya di fitur ini agar riwayat transaksi dengan pemasok tetap tertata.

Contoh Situasi

Skenario 1 – Toko retail alat pancing

Sesudah memakai Daftar Hutang, Anda membuka menu ini setiap pagi. Anda mengetik nama pemasok di kolom pencarian—misalnya “Indigo”—dan langsung melihat beberapa baris untuk pemasok tersebut lengkap dengan tanggal jatuh tempo yang jelas terlihat. Dari kolom Hutang, Anda melihat salah satu tagihan senilai contoh Rp12.990.000 dan lainnya contoh Rp83.006.000 (angka ilustrasi). Anda memutuskan untuk melunasi tagihan yang nilainya kecil terlebih dahulu hari ini, sementara yang lebih besar dijadwalkan dua hari lagi. Semua keputusan diambil dari satu layar yang sama tanpa membongkar map kertas.

Skenario 2 – Distributor dengan banyak pemasok

Sesudah memakai Daftar Hutang, tim cukup membuka daftar dan menggunakan kolom Cari untuk mempersempit pemasok yang sedang diperiksa—misalnya “PT Indo Tackles Abadi” (ilustrasi). Mereka meninjau kolom Grand Total, Hutang, dan Jatuh Tempo untuk setiap baris yang muncul. Jika ingin memastikan transaksi asal, tim membuka menu Pembelian dan, bila perlu, mencari nomor invoice tertentu (misalnya “INV-00045”, ilustrasi). Proses pemeriksaan jadi cepat dan konsisten antaranggota tim.

Tips agar Hasilnya Maksimal

• Jadikan membuka Daftar Hutang sebagai ritual pagi; tinjau kolom Jatuh Tempo dan catat prioritas pembayaran harian.
• Gunakan kolom Cari untuk menyaring berdasarkan nama pemasok sebelum Anda berdiskusi atau bernegosiasi soal pembayaran.
• Sesuaikan jumlah baris per halaman (misalnya 20) agar layar tetap nyaman dibaca saat data banyak; gunakan pagination untuk menelusuri halaman berikutnya.
• Setelah menerapkan penyaringan atau melakukan pencarian, tekan Refresh atau Reload agar daftar menampilkan kondisi terbaru sesuai kriteria aktif.
• Saat butuh detail transaksi, buka menu Pembelian dan manfaatkan pencarian berdasarkan nomor invoice untuk penelusuran cepat.
• Jika ada pengembalian barang, cek menu Retur Pembelian dan gunakan Filter periode untuk menemukan retur yang relevan dengan pemasok yang sama.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah saya bisa mencari daftar hutang berdasarkan nama pemasok?

Bisa. Ketik nama pemasok Anda pada kolom Cari di bagian atas daftar, maka baris yang relevan akan ditampilkan. Contoh pada tangkapan layar, pencarian berdasarkan nama pemasok menyaring daftar secara instan.

Apa perbedaan Grand Total dan Hutang di kolom daftar?

Grand Total menunjukkan total tagihan transaksi pembelian setelah memperhitungkan kolom terkait seperti Diskon dan Biaya Tambahan. Sementara Hutang menampilkan nilai yang harus dibayarkan untuk transaksi tersebut pada saat Anda melihat daftar.

Bagaimana cara melihat transaksi pembelian yang menjadi sumber tagihan?

Buka menu Pembelian. Di sana, setiap transaksi ditampilkan dengan kolom Kode, Status, Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal. Anda dapat mencari berdasarkan nomor invoice atau nama pemasok untuk menemukan transaksi yang ingin diperiksa sebelum melanjutkan pencatatan pembayaran di fitur terkait.

Bagaimana jika ada retur pembelian—apakah terlihat di Daftar Hutang?

Retur pembelian dicatat dan ditinjau pada menu Retur Pembelian. Anda dapat menggunakan tombol Filter pada halaman Retur Pembelian untuk menyaring periode (tersedia pilihan tanggal, awal/akhir periode, serta tombol cepat seperti Kemarin, 1 Minggu, 1 Bulan, 1 Tahun). Dari sana, Anda bisa memahami riwayat retur dengan pemasok yang sama saat mempertimbangkan langkah pembayaran.

Siap melihat posisi hutang pemasok dengan lebih jelas? Coba Daftar Hutang di Marlin dan rasakan bagaimana keputusan pembayaran harian bisa dibuat lebih cepat dan tenang.

Sering bingung tagihan pemasok mana yang harus dibayar dulu?

Anda mungkin menerima beberapa faktur dari pemasok setiap minggu. Ada yang sudah hendak jatuh tempo, ada yang baru datang, ada pula yang nilainya besar. Di toko atau gudang, waktu sering habis untuk mencari-cari nomor faktur, menghitung ulang sisa hutang, dan memastikan pembayaran tidak salah sasaran.

Di lapangan, tim keuangan butuh satu daftar yang jelas: mana saja tagihan yang belum lunas, berapa total yang harus dibayar, dan kapan jatuh temponya. Tanpa daftar yang rapi, risiko terlewat bayar atau salah bayar meningkat. Koordinasi dengan pembelian pun jadi lambat karena data tercecer di banyak file.

Pembayaran Hutang di Marlin menyatukan semua tagihan pemasok dalam satu layar yang mudah dipahami. Anda bisa menyaring berdasarkan pemasok, melihat kolom-kolom penting seperti Hutang dan Jatuh Tempo, lalu melanjutkan proses pembayaran dari baris tagihan yang tepat. Hasilnya: Anda membayar dengan yakin karena data sumbernya jelas, satu tempat, dan cepat dicari.

Apa yang Bisa Anda Lakukan

Melihat seluruh tagihan dalam satu daftar yang jelas

Di menu Daftar Hutang, Marlin menampilkan tabel "Data Daftar Hutang" berisi baris per tagihan pemasok. Anda melihat kolom Kode, Kode Referensi, Pemasok, Total, Diskon, Biaya Tambahan, Grand Total, Hutang, Jatuh Tempo, dan Tanggal, lengkap dengan tombol Aksi di sisi kanan setiap baris. Ada juga kolom centang di awal baris untuk menandai tagihan yang ingin Anda perhatikan.

Tampilan yang konsisten ini membuat Anda dan tim keuangan punya "satu sumber kebenaran" saat mempersiapkan pembayaran. Daripada mengumpulkan file dari banyak tempat, Anda cukup membuka satu daftar untuk memastikan nilai yang harus dibayar per tagihan dan tanggalnya.

Contoh yang terlihat di layar: tabel Daftar Hutang dengan kolom Kode, Pemasok, Total, Diskon, Biaya Tambahan, Grand Total, Hutang, Jatuh Tempo, dan Tanggal, beserta tombol Aksi di setiap baris.

Menyaring tagihan berdasarkan pemasok dalam hitungan detik

Anda bisa langsung mengetik nama pemasok pada kolom pencarian di atas tabel untuk menampilkan hanya tagihan dari pemasok tersebut. Setelah mengetik, gunakan tombol Filter agar daftar menampilkan hasil yang Anda butuhkan. Tersedia juga tombol Refresh dan Reload untuk memuat ulang tampilan data bila diperlukan.

Manfaatnya sederhana namun penting: ketika hari pembayaran tiba, Anda tak perlu menggulir panjang. Cukup ketik nama pemasok, tekan Filter, dan fokus pada deretan tagihan yang relevan. Ini memperkecil risiko salah bayar dan mempercepat proses verifikasi internal.

Yang terlihat pada gambar: kolom pencarian diisi nama pemasok, beserta tombol Filter, Refresh, dan Reload tepat di sebelahnya; daftar menampilkan baris tagihan yang sesuai.

Menentukan prioritas pembayaran dengan membaca kolom kunci

Setiap baris menampilkan kolom Hutang dan Jatuh Tempo. Kolom-kolom ini memudahkan Anda menilai prioritas pembayaran. Anda bisa membandingkan tanggal pada Jatuh Tempo antar tagihan dan melihat besarannya di kolom Hutang, lalu menyusun urutan pembayaran yang paling masuk akal berdasarkan dana kas yang tersedia.

Bagi pemilik usaha, kejelasan dua kolom ini sangat krusial. Tanpa harus membuka dokumen lain, Anda langsung tahu mana tagihan yang waktu pembayarannya paling dekat dan berapa nilai yang masih harus diselesaikan. Ini membantu menjaga hubungan baik dengan pemasok sekaligus mengatur arus kas harian.

Menelusuri asal tagihan dari transaksi Pembelian

Daftar Pembelian menampilkan transaksi yang telah selesai beserta Kode, Kode Referensi, Status, Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal. Ini merupakan konteks awal dari tagihan yang Anda lihat di Daftar Hutang. Ketika Anda perlu meninjau kembali asal-usul angka, daftar Pembelian memudahkan pengecekan kode transaksi dan informasi ringkas lainnya.

Bagi tim yang sering diminta konfirmasi oleh pimpinan atau pemasok, kemampuan menelusuri balik kode transaksi pembelian mempercepat validasi. Anda bisa mencocokkan kode yang sama antara Daftar Pembelian dan Daftar Hutang untuk memastikan pembayaran diarahkan ke tagihan yang benar.

Yang terlihat pada gambar: daftar "Data Pembelian" dengan kolom Kode, Kode Referensi, Status bertanda "Selesai", Pemasok, Total, Potongan, Grand Total, Deskripsi, dan Tanggal.

Mengelola proses langsung dari baris tagihan

Pada setiap baris Daftar Hutang terdapat tombol Aksi. Inilah titik mulai yang nyaman untuk melanjutkan proses operasional pembayaran berdasarkan tagihan yang Anda pilih. Ditambah adanya kotak centang di tiap baris, penandaan tagihan mana yang sedang Anda proses menjadi lebih tertib saat bekerja dalam tim.

Dampaknya, pekerjaan harian menjadi lebih terstruktur: staf cukup membuka daftar, menandai baris terkait, lalu menjalankan langkah lanjutan melalui Aksi. Pendekatan ini mengurangi kesalahan alamat pembayaran karena semua keputusan diambil dari baris tagihan yang sama—dengan data nominal dan tanggal sudah terlihat.

Memastikan data selalu terbaru dengan Refresh/Reload

Selain Filter, Anda melihat tombol Refresh dan Reload di area kontrol atas daftar. Tombol ini berguna ketika tim lain baru saja memperbarui transaksi pembelian atau membuat perubahan relevan. Dengan memuat ulang tampilan, Anda bekerja dengan data yang terbaru sebelum mengambil keputusan pembayaran.

Praktiknya sederhana: saat rapat kas harian atau saat akan membuat transfer, Anda menekan Refresh/Reload terlebih dahulu agar tidak ada tagihan baru yang terlewat. Ini kebiasaan kecil yang mencegah salah prioritas dan meminimalkan duplikasi proses.

Bagaimana Alurnya di Marlin

1. Buat dan selesaikan transaksi pembelian seperti biasa. Transaksi yang selesai akan tampil di menu Pembelian dengan informasi Kode, Pemasok, Grand Total, dan Tanggal, sehingga mudah ditelusuri kembali jika diperlukan.
2. Buka menu Daftar Hutang. Anda akan melihat seluruh tagihan pemasok tersaji dalam tabel "Data Daftar Hutang" dengan kolom-kolom utama seperti Hutang dan Jatuh Tempo.
3. Ketik nama pemasok di kolom pencarian bila Anda ingin fokus pada satu pemasok. Klik tombol Filter untuk menampilkan hasil yang relevan. Gunakan Refresh/Reload agar tampilan data terkini sebelum Anda memproses pembayaran.
4. Tinjau kolom Hutang dan Jatuh Tempo pada baris yang dipilih. Bandingkan beberapa baris untuk menentukan prioritas pembayaran sesuai ketersediaan kas dan kebijakan usaha Anda.
5. Gunakan menu Aksi pada baris tagihan yang telah diputuskan untuk dibayar. Dari sini, Anda melanjutkan langkah-langkah operasional pencatatan pembayaran sesuai prosedur di aplikasi.
6. Setelah pembayaran dicatat, kembali ke Daftar Hutang untuk memastikan posisi tagihan sudah sesuai catatan Anda. Langkah ini menjaga konsistensi antara keputusan pembayaran, bukti transaksi, dan data yang tampil di daftar.

Terhubung dengan Bagian Lain

• Pesanan Pembelian: jika Anda menggunakan PO sebagai acuan belanja, data ini menjadi rangkaian awal sebelum transaksi pembelian terbentuk.
• Pembelian: transaksi yang selesai di daftar Pembelian menjadi konteks sumber tagihan yang Anda lihat saat mengelola pembayaran hutang.
• Retur Pembelian: proses retur dicatat di modul yang sama dan relevan saat meninjau kembali tagihan yang hendak dibayar.
• Daftar Hutang: halaman kerja utama untuk meninjau nilai Hutang dan Jatuh Tempo per pemasok sebelum memproses pembayaran.
• Pembayaran Uang Muka: berbeda dengan pelunasan hutang, fitur ini berfokus pada pencatatan pembayaran di muka saat awal transaksi pembelian.

Contoh Situasi

Skenario 1 – Toko retail dengan satu pemasok utama

Sebelum: Setiap awal minggu, Anda menelusuri email dan pesan untuk mencari faktur. Saat hendak membayar, Anda ragu: mana yang jatuh tempo minggu ini, berapa sisa yang harus dibayar? Pencarian manual memakan waktu; risiko terlambat bayar pun tinggi.

Sesudah memakai Pembayaran Hutang di Marlin: Anda membuka Daftar Hutang, ketik nama pemasok di kolom pencarian, tekan Filter, lalu fokus pada baris-baris dari pemasok tersebut. Anda melihat Jatuh Tempo dan nilai Hutang per tagihan. Misalnya, Anda melihat dua baris dengan jatuh tempo di tanggal yang sama dan nilai hutang masing-masing Rp2.500.000 dan Rp1.200.000 (contoh). Anda memutuskan membayar yang Rp2.500.000 lebih dulu. Proses menjadi cepat karena data yang dibutuhkan ada di satu layar.

Skenario 2 – Distributor dengan banyak pemasok

Sebelum: Tiap hari ada tagihan baru. Tim Anda mengelompokkan manual di spreadsheet, tetapi nomor transaksi tidak selalu sama dengan yang dipakai staf pembelian. Komunikasi bolak-balik memperlambat pelunasan.

Sesudah: Daftar Hutang menjadi panel kerja utama. Saat rapat kas pagi, Anda tekan Refresh untuk memastikan data paling baru. Lalu Anda mengetik nama pemasok yang antrean tagihannya paling banyak dan memeriksa kolom Hutang serta Jatuh Tempo. Misalnya Anda memilih tiga tagihan senilai total Rp18.000.000 (contoh) untuk diproses hari itu. Karena setiap baris dilengkapi Kode yang sama formatnya dengan daftar Pembelian, tim Anda bisa menelusuri asalnya bila ada pertanyaan.

Tips agar Hasilnya Maksimal

• Biasakan menekan Refresh/Reload sebelum menyusun rencana pembayaran harian agar daftar mencerminkan data terbaru.
• Saat meninjau beberapa pemasok sekaligus, gunakan kolom pencarian berulang kali per nama pemasok agar fokus dan meminimalkan salah bayar.
• Cocokkan Kode di Daftar Hutang dengan Kode di daftar Pembelian saat perlu verifikasi cepat asal transaksi.
• Perhatikan kolom Jatuh Tempo berdampingan dengan kolom Hutang untuk menentukan prioritas pembayaran yang paling masuk akal bagi arus kas.
• Gunakan tombol Aksi dari baris tagihan yang sama setiap kali memulai proses, sehingga keputusan pembayaran selalu mengacu pada data yang tepat.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bisakah saya mencari tagihan berdasarkan nama pemasok?

Bisa. Di Daftar Hutang tersedia kolom pencarian; ketik nama pemasok lalu klik tombol Filter untuk menyaring daftar sesuai pemasok tersebut.

Informasi apa yang saya lihat saat meninjau tagihan di Daftar Hutang?

Anda melihat Kode, Kode Referensi, Pemasok, Total, Diskon, Biaya Tambahan, Grand Total, Hutang, Jatuh Tempo, dan Tanggal, serta tombol Aksi per baris.

Dari mana asal data tagihan yang ada di Daftar Hutang?

Data berasal dari transaksi pembelian yang tercatat di menu Pembelian. Anda bisa merujuk daftar Pembelian untuk meninjau kode transaksi, pemasok, Grand Total, dan tanggalnya.

Apa bedanya Pembayaran Hutang dengan Pembayaran Uang Muka?

Pembayaran Hutang berfokus pada pelunasan tagihan pemasok yang sudah tercatat di Daftar Hutang. Pembayaran Uang Muka adalah pencatatan pembayaran di awal sebelum tagihan berjalan penuh.

Cobalah kelola pembayaran hutang pemasok Anda dari satu daftar yang rapi. Mulai gunakan Marlin dan rasakan perbedaan saat mengambil keputusan bayar—lebih cepat, lebih yakin.

Sering bayar DP ke pemasok tapi bukti dan pengaitannya ke PO berceceran?

Di banyak usaha, pemasok meminta uang muka sebelum barang diproses atau dikirim. Anda pun mengirimkan DP melalui transfer, namun kuitansi dan catatannya sering terpisah dari PO atau pembelian. Saat barang datang dan tagihan final tiba, tim kasir atau admin gudang bingung: ini sisa bayarnya berapa, DP-nya untuk transaksi yang mana, dan kapan jatuh temponya?

Situasi makin rumit ketika ada biaya lain seperti ongkos angkut atau biaya tambahan yang muncul di tengah jalan. Angka di nota pemasok berbeda dengan catatan internal. Memadankan semuanya di akhir bulan memakan waktu. Di sinilah fitur Pembayaran Uang Muka di Marlin membantu: Anda bisa mencatat DP sebagai bagian dari transaksi pembelian yang rapi—terhubung ke pemasok, referensi pesanan pemasok (bila ada), lengkap dengan tanggal, jatuh tempo, biaya tambahan, ongkos angkut, dan totalnya.

Dengan satu alur yang jelas dari daftar pembelian sampai ke formulir pembayaran, DP yang Anda bayar tidak lagi “menggantung”. Catatan tetap berada dalam satu tempat sehingga mudah ditelusuri saat melanjutkan ke pembelian final atau pelunasan berikutnya.

Apa yang Bisa Anda Lakukan

Lihat dan telusuri semua transaksi pembelian dalam satu daftar

Semua transaksi pembelian Anda—termasuk yang berkaitan dengan pembayaran uang muka—tampil dalam daftar Data Pembelian. Di sini Anda melihat kolom yang relevan seperti Kode, Kode Referensi, Status, Pemasok, Total, Potongan %, Grand Total, Deskripsi, Tanggal, dan Aksi. Tersedia kolom pencarian cepat dan tombol Filter untuk mempersempit data ketika Anda perlu menelusuri transaksi tertentu.

Kenapa ini penting? Karena DP yang baik adalah DP yang mudah ditemukan lagi. Dengan daftar yang bisa dicari dan difilter, Anda bisa mengecek transaksi menurut pemasok tertentu, melihat statusnya, atau memeriksa grand total yang tercatat sebelum melanjutkan ke pelunasan. Ini mengurangi risiko salah cocokkan DP ke tagihan yang bukan pasangannya.

Berikut adalah tampilan daftar Data Pembelian dengan kolom Kode, Status, Pemasok, Total, Potongan %, Grand Total, dan Tanggal, serta tombol Tambah di kanan atas untuk memulai transaksi baru.

Membuat catatan Pembayaran Uang Muka dari tombol Tambah

Dari daftar Data Pembelian, klik tombol Tambah untuk membuka formulir transaksi baru. Pada formulir ini, Anda akan melihat isian Kode (otomatis terisi), Tanggal, Tanggal Jatuh Tempo, Pesanan Pemasok, dan Pemasok. Di bagian tengah terdapat tabel Item (dengan kolom Item, Satuan, Harga, Jumlah, dan Total), sedangkan di sisi ringkasan ada Total, Biaya Tambahan, Ongkos Angkut, hingga Grand Total. Tombol $ Bayar di bawah ringkasan membantu Anda meneruskan pencatatan pembayaran.

Dengan menempatkan semua komponen pembelian dan pembayaran di halaman yang sama, alur menjadi praktis: Anda bisa menyiapkan data yang diperlukan untuk DP tanpa harus pindah ke modul lain. Kode transaksi tercipta rapi, tanggalnya jelas, dan bila Anda sudah mengantongi nomor PO dari pemasok, catatan DP bisa langsung dikaitkan lewat kolom Pesanan Pemasok.

Tampilan formulir menampilkan Kode, Tanggal, Tanggal Jatuh Tempo, kolom pencarian Pemasok, kolom Pesanan Pemasok, tabel Item, serta ringkasan Total hingga Grand Total dengan tombol $ Bayar.

Mengaitkan DP ke Pesanan Pemasok yang relevan

Jika uang muka Anda dibayarkan berdasarkan surat pesanan, gunakan kolom Pesanan Pemasok di formulir. Anda dapat mencari dan memilih nomor pesanan yang sesuai. Dengan begitu, DP memiliki referensi yang jelas ke dokumen hulu sehingga saat barang diproses atau saat Anda membuat pembelian final, referensinya sudah siap.

Di sisi bisnis, keterkaitan ini krusial. Banyak selisih dan salah alokasi DP terjadi karena bukti transfer berdiri sendiri tanpa kait dokumen. Dengan referensi pesanan yang dicatat sejak awal, Anda memperkecil risiko ganda bayar atau DP tidak terpakai, serta mempermudah komunikasi dengan pemasok ketika ada perubahan jumlah atau jadwal kirim.

Mencatat biaya tambahan dan ongkos angkut agar totalnya akurat

Formulir menyediakan dua komponen biaya di bagian ringkasan: Biaya Tambahan dan Ongkos Angkut. Anda dapat mengisinya saat membuat catatan DP apabila biaya tersebut sudah diketahui di awal. Total dan Grand Total akan mengikuti pengisian Anda secara otomatis.

Kegunaannya nyata: ketika ongkir atau biaya penyesuaian lain muncul sebelum barang datang, Anda tidak perlu menunggu untuk mencatatnya. Dengan Grand Total yang menghitung biaya-biaya ini, Anda memiliki gambaran komprehensif berapa nilai transaksi yang direncanakan dibandingkan uang muka yang telah dibayar.

Menetapkan tanggal jatuh tempo agar rencana pelunasan terpantau

Selain Tanggal transaksi, tersedia kolom Tanggal Jatuh Tempo di bagian atas formulir. Anda bisa menggunakannya untuk menandai kapan rencana pelunasan atau pembayaran berikutnya diinginkan. Informasi jatuh tempo ini menjadi acuan internal sehingga tim Anda memiliki pengingat yang sama dalam mengatur arus kas.

Dengan jatuh tempo yang tertulis jelas, komunikasi lintas tim lebih lancar. Admin pembelian dan keuangan memiliki acuan seragam saat memantau kewajiban ke pemasok, apalagi jika pemasok memberi syarat tertentu (misalnya pelunasan maksimal beberapa hari setelah DP). Ini membantu mencegah denda keterlambatan atau terhentinya pengiriman barang.

Mencatat pembayaran melalui tombol $ Bayar

Setelah mengisi data utama—pemasok, referensi pesanan (bila ada), dan komponen biaya—Anda dapat menekan tombol $ Bayar untuk meneruskan pencatatan pembayaran uang muka. Tombol ini menjadi pintu masuk Anda untuk merekam nominal DP yang dibayarkan pada saat itu juga.

Fungsi ini penting agar uang yang sudah keluar langsung tercatat di catatan yang sama dengan detail pembelian. Praktiknya, Anda tidak lagi menulis dua kali di tempat berbeda; cukup selesaikan dari satu formulir sehingga histori pembayaran selalu berdampingan dengan detail transaksinya.

Bagaimana Alurnya di Marlin

1. Buka menu Pembelian dan masuk ke halaman Data Pembelian. Di sini Anda dapat mencari transaksi yang sudah ada atau memulai baru.
2. Klik tombol Tambah di kanan atas untuk membuat catatan Pembayaran Uang Muka baru. Sistem memberi Kode transaksi secara otomatis, dan Anda dapat mengatur Tanggal serta Tanggal Jatuh Tempo.
3. Pilih Pemasok melalui kolom pencarian. Jika DP terkait pesanan tertentu, isi kolom Pesanan Pemasok dengan nomor yang sesuai agar catatan saling terhubung.
4. Bila diperlukan, isi tabel Item. Jika pada tahap DP item belum final, Anda bisa fokus pada pengisian pemasok, referensi pesanan, dan komponen biaya terlebih dahulu.
5. Masukkan Biaya Tambahan dan Ongkos Angkut yang sudah diketahui. Nilai Total dan Grand Total akan mengikuti perhitungan otomatis dari item dan biaya-biaya yang Anda input.
6. Tekan tombol $ Bayar untuk meneruskan pencatatan pembayaran uang muka. Nominal pembayaran yang Anda isi akan tersimpan pada transaksi ini sebagai bagian dari histori pembelian.
7. Simpan transaksi. Catatan akan muncul di daftar Data Pembelian, sehingga Anda, tim pembelian, dan tim keuangan dapat menelusurinya kembali saat barang datang atau saat melanjutkan ke pembayaran berikutnya.

Terhubung dengan Bagian Lain

• Pesanan Pembelian: Uang muka bisa dihubungkan langsung ke PO melalui kolom Pesanan Pemasok, sehingga referensi dokumen hulu jelas.
• Pembelian: DP dicatat dalam transaksi pembelian yang sama, bersama item, biaya tambahan, ongkos angkut, dan grand totalnya.
• Retur Pembelian: Jika terjadi pengembalian barang, catatan pembelian yang memuat DP menjadi rujukan konteks ketika Anda memproses retur.
• Daftar Hutang: Informasi DP membantu Anda memahami sisa kewajiban yang perlu dikelola ketika melihat kewajiban kepada pemasok.
• Pembayaran Hutang: Pelunasan sisa pembayaran setelah DP dapat dilanjutkan melalui fitur pembayaran hutang sesuai kebutuhan bisnis Anda.

Contoh Situasi

Skenario 1: Toko retail pre-order barang musiman

Sebelum: Anda memesan barang musiman ke pemasok dan diminta DP. Bukti transfer disimpan di chat dan nota terpisah. Saat barang tiba, tim bingung berapa sisa yang harus dibayar karena biaya kirim muncul belakangan.

Sesudah memakai fitur ini: Anda klik Tambah di Data Pembelian, pilih Pemasok, pilih Pesanan Pemasok, lalu masukkan perkiraan Ongkos Angkut bila sudah diketahui. Tekan $ Bayar untuk mencatat DP (misalnya Rp5.000.000 sebagai ilustrasi). Grand Total di formulir tetap menjadi acuan nilai transaksi. Saat barang datang dan invoice final keluar, tim tinggal membuka catatan yang sama untuk melihat DP yang sudah tercatat dan apa saja komponen biayanya.

Skenario 2: Distributor membayar DP kontainer pertama

Sebelum: Distributor menebus barang dalam jumlah besar dan diminta DP untuk mem-booking produksi. Biaya tambahan muncul untuk penyesuaian kemasan. Semua angka tersebar di spreadsheet terpisah.

Sesudah memakai fitur ini: Dari Data Pembelian, Anda membuat transaksi baru, memilih pemasok, mengisi Tanggal Jatuh Tempo sesuai perjanjian, lalu menambahkan Biaya Tambahan (misalnya Rp1.250.000 sebagai ilustrasi) dan Ongkos Angkut (misalnya Rp2.400.000 sebagai ilustrasi) agar Grand Total mencerminkan komponen biaya sejak awal. Setelah itu, Anda menekan $ Bayar untuk mencatat DP (misalnya Rp20.000.000 sebagai ilustrasi). Ketika proses berlanjut, seluruh informasi DP dan biaya berada di satu catatan yang mudah ditelusuri.

Tips agar Hasilnya Maksimal

• Selalu isi kolom Pesanan Pemasok jika DP mengikuti PO; ini memudahkan pencarian dan audit internal.
• Tentukan Tanggal Jatuh Tempo saat membuat DP agar rencana pelunasan tidak terlewat.
• Catat Biaya Tambahan dan Ongkos Angkut sejak awal jika informasinya sudah tersedia, supaya Grand Total merefleksikan nilai transaksi secara realistis.
• Gunakan kolom Deskripsi pada daftar (saat menyimpan) secara konsisten untuk menandai tujuan DP, misalnya “DP untuk PO nomor…”.
• Sebelum menekan $ Bayar, cek kembali ringkasan nilai di sisi kanan (Total, Biaya Tambahan, Ongkos Angkut, Grand Total) agar nominal yang dibayar proporsional dengan rencana transaksi.
• Manfaatkan pencarian dan tombol Filter di Data Pembelian untuk menelusuri transaksi menurut pemasok atau tanggal tertentu saat rekonsiliasi.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah saya harus membuat PO dulu untuk mencatat DP?

Tidak harus. Di formulir tersedia kolom Pesanan Pemasok untuk mengaitkan DP ke PO bila memang sudah ada. Jika belum ada PO, Anda tetap bisa memilih pemasok dan mencatat pembayaran dari formulir yang sama.

Bagaimana cara mencatat nominal DP-nya?

Setelah mengisi data utama di formulir, gunakan tombol $ Bayar untuk meneruskan pencatatan pembayaran uang muka. Nominal yang Anda masukkan pada proses ini akan tersimpan sebagai histori pembayaran di transaksi tersebut.

Bisakah saya menambahkan biaya seperti ongkos kirim saat membuat DP?

Bisa dicatat di transaksi yang sama. Formulir menyediakan komponen Biaya Tambahan dan Ongkos Angkut; Grand Total akan mengikuti perhitungan otomatis berdasarkan input Anda.

Di mana saya bisa melihat kembali transaksi yang sudah dibuat?

Semua transaksi tampil di halaman Data Pembelian. Anda bisa mencari dengan kolom pencarian, menggunakan tombol Filter, dan melihat informasi penting seperti Kode, Status, Pemasok, Grand Total, dan Tanggal.

Siap mencoba mencatat DP pembelian dengan rapi? Mulai dari menu Pembelian dan gunakan tombol Tambah—Anda akan merasakan alurnya langsung dalam beberapa menit.