Konsinyasi Tanpa Pusing: Stok Titipan Supplier & Titip Jual ke Mitra, Penjualan Real-Time, dan Settlement Komisi Otomatis di Marlin

Di toko Bu Rina, supplier minta tagihan 120 pcs. Di Excel tertulis 98.

Supplier ngotot, mitra titip jual kirim chat: “Kemarin laku 27 pcs ya, setorkan ya.” Sementara kasir Anda bilang yang laku 24, sisanya retur. Akhirnya malam itu bukan hitung omzet, tapi bongkar chat, invoice, dan file Excel yang versinya entah yang mana. Familiar?

Konsinyasi itu enak: modal lebih ringan, rak tetap penuh. Tapi kalau alurnya nggak rapi, arus kas jadi berantakan dan hubungan dengan supplier/mitra ikut tegang. Kuncinya bukan sekadar “catat lebih teliti”, tapi pisahkan stok konsinyasi dari stok milik sendiri, rekam penjualan real-time, dan settlement komisi yang otomatis sesuai aturan main yang jelas.

Langkah konkret supaya konsinyasi tertib sejak hari pertama

1) Bedakan gudang & kode untuk konsinyasi masuk (supplier titip) dan konsinyasi keluar (titip jual ke mitra)

Jangan campur. Begitu campur, auditnya susah. Buat struktur fisik dan digital yang tegas:

• Buat lokasi stok terpisah: contoh “Gudang-Konsinyasi-Masuk” untuk barang titipan supplier dan “Konsinyasi-Keluar-[Nama Mitra]” untuk stok yang Anda titipkan ke mitra. Kalau rak fisik terbatas, pakai bin label khusus (mis. Rak C1 Konsinyasi Masuk, Rak D2 Mitra Alfa).
• Standarisasi penamaan SKU: tambahkan sufiks/prefix, mis. KAOS-POLO-BLK-CONSUP-ABADI (konsinyasi dari supplier Abadi) vs KAOS-POLO-BLK-OWN (milik sendiri). Minimal, pasang tag di sistem “On-Consignment” vs “On-Hand”.
• Dokumen terpisah saat terima: untuk konsinyasi masuk, buat Consignment Receipt (bukan Purchase). Cantumkan: qty, harga dasar kesepakatan (cost/harga bagi hasil), periode titipan (mis. 60 hari), dan aturan retur. Tempel QR/barcode di box untuk scan cepat.
• Checklist 5 menit saat barang datang: hitung fisik, foto kondisi, input harga komisi/fee, dan tanggal cutoff settlement pertama. Jangan biarkan “nanti saja” — satu kiriman telat input, efeknya berantai.

2) Penjualan harus menunjuk sumber stok yang benar, real-time di kasir maupun mitra

Selisih sering muncul karena kasir tidak memilih stok “asalnya”. Atur agar setiap transaksi otomatis mengurangi bucket yang tepat:

• Scan barcode yang berbeda untuk SKU konsinyasi vs milik sendiri (meski produknya sama). Kalau barcode pabrikan sama, pakai sticker kecil kode internal di rak (contoh: dot merah = konsinyasi, dot biru = owned) dan mapping di POS.
• Aktifkan pilihan sumber stok di POS: kasir pilih “On-Consignment” atau “On-Hand” saat add item. Buat default per rak untuk menghindari salah sumber.
• Untuk konsinyasi ke mitra: wajib ada input penjualan harian. Idealnya mitra pakai POS terhubung atau akses kasir terbatas di sistem Anda. Kalau mitra offline, minta template upload harian (CSV/Google Sheet) dengan kolom: SKU, qty sold, retur, nomor transaksi. Tetapkan deadline T+1 pukul 10:00 supaya replenishment bisa jalan siang harinya.
• Notifikasi selisih: set alert harian kalau penjualan mitra ≠ pengurangan stok di lokasi mitra. Misal selisih >3 pcs per SKU, muncul tugas cek fisik.

3) Tetapkan rumus komisi & jadwal settlement yang kaku, tapi simpel

Semua pihak tenang kalau rumusnya tegas. Pilihan populer (pilih satu, jangan gado-gado kecuali perlu):

• Konsinyasi masuk (supplier titip): Anda menjual Rp75.000, harga dasar supplier Rp50.000, fee Anda 25.000 (33,3%). Settlement ke supplier = qty terjual x Rp50.000, dibayar mingguan tiap Rabu dengan cutoff Minggu 23:59. Barang tidak laku >60 hari: retur otomatis.
• Konsinyasi keluar (titip ke mitra): Harga jual ke end-customer Rp80.000. Mitra dapat komisi 10% penjualan (Rp8.000/pcs). Anda transfer komisi bersih mingguan, atau netting dengan deposit stok.
• Tiered commission untuk pendorong: contoh 8% normal, jadi 12% kalau penjualan SKU itu >100 pcs dalam periode.

Dokumentasikan di kontrak 1 halaman: rumus komisi, kapan bayar (hari apa), cutoff, aturan retur, siapa tanggung biaya rusak/hilang. Tempel ringkasannya di profil supplier/mitra di sistem supaya kasir dan admin paham.

4) Otomatiskan akuntansi & rekonsiliasi biar tutup buku tidak menyita akhir pekan

Kunci akurat: jangan akui stok konsinyasi masuk sebagai aset Anda. Itu milik supplier sampai laku. Artinya, saat terima barang titipan:

• Tidak ada jurnal persediaan; cukup catat kuantitas di lokasi “Konsinyasi Masuk”.
• Saat terjual: sistem buat jurnal otomatis misalnya: Debit HPP (Rp50.000), Kredit Hutang Konsinyor (Rp50.000); dan Debit Kas/Bank (Rp75.000), Kredit Penjualan (Rp75.000). Margin Anda = Rp25.000.
• Saat settlement: Debit Hutang Konsinyor, Kredit Kas/Bank sesuai nilai terjual.

Untuk konsinyasi keluar, kebalikannya: stok tetap jadi aset Anda sampai laku di mitra. Saat kirim ke mitra, hanya perpindahan lokasi. Saat mitra lapor laku, barulah HPP dan penjualan diakui, plus pencatatan Beban Komisi Mitra 10% dari penjualan.

Tambahkan kontrol rutin yang singkat tapi efektif:

• Ageing konsinyasi: laporan barang titipan umur >30/60/90 hari. Tetapkan kebijakan “retur otomatis di hari ke-60” kecuali supplier menyetujui perpanjangan via catatan di sistem.
• Cycle count mingguan: cek 20% SKU konsinyasi per minggu. Target selisih 0–1%. Selisih >1% langsung root cause analysis (rak, SOP kasir, atau shrinkage).
• Log jejak siapa input, ubah harga, atau edit transaksi. Ini penyelamat saat ada beda angka versi “katanya”.

5) Atur replenishment & retur mitra pakai angka, bukan feeling

Jangan tunggu rak kosong baru kirim. Pake pola sederhana tapi disiplin:

• Reorder point (ROP) per mitra: ambil lead time 2 hari + buffer 1 hari, dan rata-rata jual harian 5 pcs. ROP = 3 x 5 = 15 pcs. Begitu stok di lokasi mitra turun ke 15, sistem buat saran kirim 20–30 pcs (tergantung target cover 5–7 hari).
• Min–Max kalau SKU cepat: Min 15, Max 40. Kirim sampai Max setiap kali turun di bawah Min. Ini hemat ongkir.
• Retur berkala SKU slow-moving: kalau penjualan < 5 pcs per 30 hari, tarik 50% stok dari mitra di kiriman berikut. Komunikasikan dengan catatan otomatis agar mitra tidak kaget.

Bagaimana Marlin membantu menjalankan semua ini tanpa Excel yang bikin sport jantung

Kalau Anda ingin jalankan skema di atas tanpa ratusan file, Marlin bisa jadi “jalur cepat”-nya. Di Marlin, stok otomatis terbagi jelas antara On-Hand (milik sendiri) dan On-Consignment (titipan supplier), plus lokasi Consignment-Out per Mitra. Kasir POS bisa memilih sumber stok saat transaksi, jadi pengurangan kuantitas masuk ke bucket yang benar. Untuk mitra, Anda bisa berikan akses terbatas untuk input penjualan harian, atau impor file penjualan mereka agar stok dan HPP langsung jalan.

Komisi dan settlement juga nggak perlu dihitung manual: tetapkan rule komisi per supplier/mitra (persentase, nominal, atau bertingkat), tentukan jadwal pago mingguan/bulanan, dan Marlin akan menghitung nilai terjual, membuat Hutang Konsinyor atau Komisi Mitra, sampai menyiapkan voucher pembayaran dengan jurnal otomatis ke Laba Rugi & Neraca. Laporan ageing konsinyasi, saran replenishment per mitra, dan jejak audit perubahan harga ikut tersedia, jadi Anda bisa menghabiskan waktu untuk negosiasi diskon atau cari channel baru, bukan cari-cari angka hilang.

Kalau selama ini tiap akhir bulan Anda masih nunda tutup buku karena harus “mencocokkan titipan”, coba rapikan alur dengan lima langkah tadi dan biarkan Marlin yang mengerjakan hitung-hitungan repetitifnya. Rasanya jauh lebih lega saat supplier tanya, Anda tinggal kirim laporan, bukan minta waktu tambahan tiga hari.