Proyeksi Arus Kas 14 Hari untuk UMKM Retail: Tarik Data Piutang/Hutang & Rencana Pembelian dari Marlin, Tanpa Excel Ribet

Pagi hari saldo bank Anda terlihat aman: 42 juta. Dua jam kemudian staf mengingatkan gaji mingguan 25 juta jatuh tempo Jumat, PO bahan kemarin 18 juta minta DP, listrik 3,2 juta bulan ini, dan pelanggan grosir yang janji bayar kemarin minta mundur 5 hari. Seketika rasanya angka 42 juta itu tinggal angka di layar. Ini bukan soal Anda tidak untung—toko bisa laba di laporan, tapi kas tetap megap-megap kalau arus masuk dan keluar tidak dipetakan harian.

1) Bangun dashboard 14 hari dari Marlin (tanpa Excel ribet)

Targetnya sederhana: lihat posisi kas harian 14 hari ke depan berdasarkan data riil di Marlin—piutang yang akan ditagih, hutang yang jatuh tempo, tagihan rutin, dan rencana pembelian/PO. Tidak perlu file Excel rumit; cukup simpan 3-4 tampilan laporan dan pakai aturan hitung cepat.

Langkah A: Tentukan saldo awal

• Di Marlin: Keuangan > Kas/Bank > pilih rekening kas/bank > lihat Saldo per hari ini. Jumlahkan semua rekening yang dipakai untuk operasional harian. Contoh: BCA 29 jt + BRI 10 jt + Kas 3 jt = 42 jt.

Langkah B: Tarik piutang jatuh tempo 14 hari

• Marlin: Laporan > Piutang > Umur Piutang/Jatuh Tempo > Filter tanggal jatuh tempo: hari ini s.d. +14 hari. Simpan filter sebagai "Piutang 14D".
• Kelompokkan mental jadi 3 bucket untuk konservatif:
  • Jatuh tempo 1–3 hari: ambil 85% dari total (karena tidak semua langsung lunas).
  • 4–7 hari: ambil 70%.
  • 8–14 hari: ambil 50%.
• Contoh: 12 jt (1–3), 15 jt (4–7), 8 jt (8–14) → proyeksi kas masuk = 10,2 + 10,5 + 4 = 24,7 jt.

Langkah C: Tarik hutang jatuh tempo 14 hari

• Marlin: Laporan > Hutang > Jatuh Tempo > Filter: hari ini s.d. +14 hari. Simpan sebagai "Hutang 14D".
• Tandai supplier prioritas (barang cepat laku/inti) vs non-prioritas (aksesori, slow mover). Kita pakai untuk keputusan tunda/bayar.

Langkah D: Tambahkan rencana pembelian/PO

• Marlin: Pembelian > PO Terbuka > Filter ETA/estimasi kedatangan: 14 hari ke depan. Simpan sebagai "PO 14D".
• Cek stok cover: Produk dengan stok < penjualan 7 hari terakhir → PO wajib (jangan ditunda). Sisanya bisa ditinjau untuk tunda 7–14 hari.

Langkah E: Masukkan tagihan rutin

• Sewa, listrik, internet, gaji. Agar muncul di proyeksi tanpa Excel, buat Draft Tagihan Pembelian ke vendor "Biaya Rutin" dengan tanggal jatuh tempo sesuai bulan ini. Jika pakai add-on HRIS Marlin, ambil angka payroll minggu/bulanan; kalau belum, masukkan nilai gaji sebagai bill manual. Simpan sebagai "Rutin 14D".

Rumus proyeksi 14 hari (versi cepat)

• Saldo awal (42 jt) + Proyeksi kas masuk (Piutang 14D terdiskon = 24,7 jt) − Hutang 14D − PO wajib 14D − Tagihan rutin 14D = Saldo akhir proyeksi.
• Kalau ingin per hari: tulis 14 kotak di kertas/whiteboard. Taruh angka kas masuk/keluar per tanggal jatuh tempo (pakai data laporan), hitung saldo berjalan. 5 menit cukup setelah 1–2 kali latihan.

2) Rutinitas 10 menit tiap pagi: percepat kas masuk

Tujuan: majukan tanggal terima piutang tanpa mengganggu pelanggan. Fokus 5–10 invoice teratas yang paling dekat jatuh tempo dan nominal besar.

• Marlin: buka tampilan "Piutang 14D" → sortir jatuh tempo terdekat lalu nominal terbesar. Ambil 5–10 baris.
• Hubungi via WA/telepon dan kirim dokumen dari Marlin (email/invoice PDF). Skrip singkat:
  “Pagi Pak/Bu [Nama], invoice #[No] jatuh tempo [tgl]. Kalau bayar hari ini, kami bisa gratis ongkir untuk order berikutnya atau diskon 1% (maks 100 rb). Kirim bukti ke nomor ini ya.”
• Tawarkan opsi: Bayar 50% hari ini, sisanya di H+7 agar kas bergerak. Catat komitmen di CRM Pelanggan di Marlin (aktivitas follow-up + tgl janji bayar).
• Lihat SO/DO yang sudah siap kirim tapi belum ditagih: Penjualan > Pengiriman/DO Terbuka. Kirim hari ini dan buat invoice langsung. Menggeser kirim dari besok ke hari ini sering menambah kas 1 hari lebih cepat.
• Untuk pesanan > 5 juta dari pelanggan rutin, ubah aturan internal: minta DP 30% saat konfirmasi. Masukkan sebagai pembayaran di POS/penjualan agar langsung tercatat.

Konsisten 10 menit ini biasanya menggerakkan 10–30% dari piutang pekanan lebih cepat. Kalau piutang 7 hari = 20 jt, percepatan 20% saja berarti tambahan kas 4 jt lebih awal.

3) Atur prioritas bayar & keputusan beli dalam 5 menit

Arus keluar harus diarahkan, bukan sekadar mengikuti jatuh tempo.

• Marlin: buka "Hutang 14D" → beri label di catatan vendor:
  • Hijau: bahan/produk inti, diskon termin (mis. 2/10, n/30), keterlambatan berdampak ke penjualan.
  • Kuning: perlu, tapi bisa bergeser 3–7 hari tanpa ganggu penjualan.
  • Merah: aksesori/slow mover; tunda 7–14 hari jika kas ketat.
• Hitung cepat nilai tunda: jika total hutang 14 hari = 35 jt, tandai merah 9 jt dan kuning 6 jt → Anda bisa langsung geser 9–15 jt arus keluar bila diperlukan.
• PO: buka "PO 14D" → cek stok cover. Aturan:
  • Cover < 7 hari → lanjutkan (kalau tidak, Anda akan kehilangan omzet).
  • Cover ≥ 14 hari → tunda PO 7–14 hari.
• Negosiasi termin micro: minta perpanjangan 7 hari ke 2–3 vendor terbesar atau ubah pola ke 50% di kirim, 50% di H+14. Catat termin baru di kartu vendor Marlin agar konsisten.

Contoh dampak: menunda 10 jt pembayaran non-kritis + mempercepat tagihan 4 jt = selisih kas 14 jt. Itu sering jadi pembeda antara lancar dan kehabisan saldo sebelum gajian.

4) Sinyal merah yang wajib Anda tangkap dari proyeksi

• Saldo proyeksi di hari 5–10 < 1× gaji mingguan. Aksi: percepat 5 invoice terbesar + tunda PO non-kritis 7 hari.
• Piutang 1–3 hari < 60% dari hutang 1–3 hari. Aksi: tawarkan diskon 1% bayar-hari-ini ke 10 pelanggan teratas; minta vendor kuning pindah jatuh tempo ke minggu depan.
• Rasio stok cover > 21 hari pada 20% item. Aksi: hentikan reorder item itu selama 2 siklus pembelian; alihkan kas ke item fast moving.
• Laba ada, kas negatif. Biasanya karena stok naik (uang nyangkut di gudang) atau piutang menumpuk. Aksi: stop pembelian aksesori 14 hari; targetkan DSO turun 3 hari bulan ini (contoh: dari 28 → 25 hari).

5) Rapikan data supaya proyeksi akurat (mingguan, 20 menit)

• Pastikan tanggal jatuh tempo di faktur pelanggan/supplier benar (hindari default 30 hari kalau Anda janji 14 hari).
• Update ETA di PO terbuka berdasarkan konfirmasi supplier terakhir.
• Masukkan tagihan rutin bulan berjalan sebagai draft bill agar muncul di "Hutang 14D".
• Rekonsiliasi pembayaran masuk/keluar di Kas/Bank agar saldo awal valid.

Penutup singkat

Kalau semua data penjualan, pembelian, piutang, hutang, dan stok terkumpul di satu tempat, kerja 14 hari ke depan jadi terlihat jelas. Di Marlin, Anda sudah punya modul penjualan/PO, piutang-hutang, inventory, hingga keuangan—tinggal simpan tampilan "Piutang 14D", "Hutang 14D", dan "PO 14D", serta masukkan tagihan rutin sebagai bill. Tambah kebiasaan 10 menit follow-up dan prioritasi bayar, dan Anda tak perlu file Excel yang ruwet untuk tahu: hari ke berapa kas akan menipis, apa yang bisa ditunda, dan tagihan mana yang harus dikejar. Yang penting, keputusan terjadi lebih cepat daripada uang yang keluar.