Landed Cost Pembelian: Alokasi Ongkir/Asuransi/Bea ke HPP per Item, Multi-Biaya, dan Auto-Jurnal di Marlin

“Laporan bilang margin 20%, tapi kas tetap seret.”

Seorang pemilik distro di Medan cerita begini: ia beli 3 SKU dari Surabaya. Nilai barang Rp25 juta, ongkir Rp2,5 juta, asuransi Rp300 ribu, handling Rp200 ribu. Di laporan penjualan, margin terlihat aman. Kenyataannya, bulan itu ia merasa “kering”. Setelah ditelusuri, ongkir dan biaya lain belum masuk ke HPP. Stok dinilai terlalu murah, laba tampak lebih tinggi dari yang sebenarnya. Inilah yang sering terjadi saat pembelian lintas kota atau impor: landed cost tercecer di Excel, menunggu tagihan kurir, atau malah lupa diposting.

Masalahnya bukan hanya angka jadi “semu”. Tanpa landed cost yang rapi, Anda bisa keliru pasang harga, salah ambil keputusan promosi, bahkan kehabisan kas untuk belanja ulang.

1) Tetapkan SOP: dokumen apa saja yang wajib, kapan masuk, dan siapa cek

Tujuan SOP: biaya non-harga barang (ongkir, asuransi, bea, handling, fumigasi, THC, kurir last-mile, biaya bank/forwarder) masuk ke HPP sebelum tutup buku. Buat alur sederhana dan batas waktu tegas.

• Minimal 3 dokumen per pengiriman: (a) Penerimaan barang/GRN + invoice pemasok; (b) Dokumen biaya logistik (resi/DO kurir, invoice forwarder); (c) Dokumen biaya lain (polis asuransi, bea/PIB, notul bank). Lampirkan foto/scan di sistem.
• Cutoff harian: D+1 setelah barang mendarat, staf gudang buat penerimaan. D+3 akuntansi wajib buat draft landed cost dengan angka estimasi jika invoice biaya belum datang.
• Penamaan yang konsisten: pakai nomor kargo/BL/resi sebagai Shipment ID dan tempel di semua dokumen (contoh: LC-2409-RESI8891).
• Tanggung jawab: gudang mengisi berat/volume aktual per SKU saat put-away; purchasing unggah tarif ongkir/insurance; akuntansi posting dan melakukan alokasi.
• Validasi cepat (5 menit): cek nilai barang vs total biaya. Jika total biaya non-harga > 15% nilai barang, beri tanda “Waspada” untuk review harga jual.

2) Pilih basis alokasi yang tepat (bukan asal bagi rata) + contoh angka

Biaya harus dialokasikan proporsional terhadap “pemicu biaya”-nya. Pakai aturan sederhana ini:

• Ongkir/handling: alokasikan berdasarkan berat atau volume.
• Asuransi dan bea: alokasikan berdasarkan nilai barang.
• Biaya tetap per dokumen (mis. biaya bank/administrasi): bisa dibagi rata per line atau per shipment.

Contoh praktis

Anda beli 3 SKU, detail penerimaan:

• SKU A: 50 pcs, berat 30 kg, nilai barang Rp10.000.000
• SKU B: 30 pcs, berat 20 kg, nilai barang Rp9.000.000
• SKU C: 20 pcs, berat 10 kg, nilai barang Rp6.000.000

Total berat 60 kg, total nilai Rp25.000.000. Biaya: ongkir Rp2.500.000 (berdasarkan berat), asuransi Rp300.000 (berdasarkan nilai), handling Rp200.000 (berdasarkan berat).

• Ongkir (berat):
  A: 30/60 × 2.500.000 = Rp1.250.000
  B: 20/60 × 2.500.000 = Rp833.333
  C: 10/60 × 2.500.000 = Rp416.667
• Asuransi (nilai):
  A: 10/25 × 300.000 = Rp120.000
  B: 9/25 × 300.000 = Rp108.000
  C: 6/25 × 300.000 = Rp72.000
• Handling (berat):
  A: 30/60 × 200.000 = Rp100.000
  B: 20/60 × 200.000 = Rp66.667
  C: 10/60 × 200.000 = Rp33.333

Total biaya per SKU:
A = 1.250.000 + 120.000 + 100.000 = Rp1.470.000 → tambah Rp29.400/pcs
B = 833.333 + 108.000 + 66.667 = Rp1.008.000 → tambah Rp33.600/pcs
C = 416.667 + 72.000 + 33.333 = Rp522.000 → tambah Rp26.100/pcs

Harga pokok per item jadi “realistis”. Anda bisa langsung lihat apakah harga jual perlu disesuaikan.

3) Kelola multi-biaya dan partial shipment tanpa bikin pusing

Sering satu PO mendarat jadi dua kali kirim, dan biaya datang bertahap. Kuncinya: buat landed cost per pengiriman, bukan per PO, agar alokasi akurat dan stok per batch benar.

• Partial shipment: saat barang datang 70% dulu, buat satu paket landed cost untuk 70% itu saja. Ketika sisanya tiba, buat paket kedua.
• Multi-biaya, satu atau banyak vendor: dalam satu pengiriman, gabungkan ongkir, asuransi, bea, fumigasi, THC, biaya bank. Simpan sebagai line terpisah, basis alokasi bisa berbeda per biaya.
• Jika invoice biaya belum ada: masukkan estimasi di D+3. Gunakan rata-rata historis, misalnya ongkir Rp2.800/kg. Nanti saat tagihan asli datang, ganti angka estimasi dengan nilai final.
• Multi-mata uang: bea/ongkir impor yang USD? Simpan kurs pada tanggal biaya. Selisih kurs yang terjadi saat pembayaran bisa masuk selisih kurs (P/L), bukan ke HPP, kecuali kebijakan Anda mengharuskan kapitalisasi tertentu.
• Pembulatan: tetapkan aturan pembulatan (mis. ke Rp1) dan aktifkan akun “selisih pembulatan” agar total persediaan tetap selaras dengan buku besar.

4) Kontrol audit: cegah margin semu sebelum tutup buku

Tujuannya sederhana: tidak ada barang yang keluar dengan HPP “kosong ongkir”. Buat kontrol ringan tapi tegas.

• Three-way match: PO ↔ Penerimaan ↔ Invoice. Status pengiriman tidak bisa “Selesai” jika landed cost belum dibuat minimal estimasi.
• Dashboard pengecualian mingguan:
  • “Penerimaan tanpa landed cost > D+3”
  • “Landed cost > 20% nilai barang” (cek kelaziman tarif)
  • “Pengiriman dengan biaya estimasi, belum final”
• Lock period: kunci periode bulan lalu. Perubahan landed cost mundur tanggalnya hanya bisa lewat penyesuaian tersendiri, dengan alasan dan lampiran.
• Jejak dokumen: wajibkan lampiran resi, invoice biaya, bukti bayar. Cantumkan Shipment ID yang konsisten.
• Review harga jual berbasis HPP baru: jika HPP naik > 5% dari standar, kirim notifikasi ke sales untuk tinjau harga atau bundling.

Penutup: rapikan landed cost, baru bicara margin

Kalau workflow di atas sudah jalan, margin tidak “tampak bagus” saja, tapi benar-benar sehat. Dan kalau Anda ingin prosesnya lebih mulus tanpa Excel tambahan, di Marlin ada dokumen Landed Cost yang mengikat satu atau beberapa penerimaan barang dalam satu pengiriman, lalu mengizinkan multi-biaya (ongkir, asuransi, bea, handling, biaya bank) dengan basis alokasi berbeda per biaya: nilai, berat, volume, kuantitas, atau per baris tetap.

Alurnya ringkas: pilih penerimaan barang terkait, tambah baris biaya, tentukan basis alokasi (misal ongkir by berat, asuransi by nilai), klik Simulasikan untuk melihat penambahan HPP per SKU/per unit, lalu Posting. Saat diposting, Marlin otomatis membuat jurnal sesuai mapping akun Anda, misalnya: Dr Persediaan – Barang Dagang; Cr Akrual Ongkir/Asuransi/Bea sejumlah total biaya yang dialokasikan. Ketika invoice dari kurir/forwarder masuk, buat tagihan vendor dan sistem akan mengalihkan dari akun akrual ke Utang Usaha secara otomatis. Ada akun “selisih pembulatan” untuk memastikan buku besar tetap rapih. Estimasi biaya? Bisa. Nanti saat nilai final datang, ubah saja landed cost terkait—Marlin menghitung ulang alokasi dan menyesuaikan jurnalnya.

Butuh kontrol? Ada status “belum difinalkan”, filter “penerimaan tanpa landed cost”, dan lampiran dokumen langsung di transaksi. Coba terapkan ke satu pengiriman minggu ini: buat Shipment ID yang jelas, alokasikan biaya dengan basis yang tepat, posting, lalu cek laporan margin. Rasanya lebih tenang saat angka di layar sama dengan yang terjadi di gudang—dan kas pun tidak lagi “menghilang diam-diam”.