Bagaimana membuat penawaran harga ke pelanggan lalu mengubahnya jadi PO/Work Order di Marlin?

Studi Kasus

Saya sering kirim harga ke calon pembeli sebelum mereka fix order. Bagaimana cara membuat penawaran resmi di Marlin yang bisa saya kirim ke pelanggan, lalu saat disetujui tinggal saya ubah jadi PO Pelanggan atau Work Order tanpa input ulang?

Bagaimana Marlin Menjawabnya

Penawaran (Quotation) di Marlin adalah dokumen pra-transaksi. Ia tidak mengurangi stok dan belum membukukan akuntansi. Anda menuliskan calon pelanggan, daftar produk/jasa, kuantitas, harga, pajak, serta promo/diskon. Penawaran punya masa berlaku dan status (Draft, Dikirim, Disetujui, Ditolak/Kedaluwarsa). Saat pelanggan setuju, satu klik mengubahnya menjadi PO Pelanggan (untuk pemesanan resmi) atau memicu Work Order (untuk pekerjaan/produksi), sehingga data item, qty, dan harga ikut terbawa tanpa ketik ulang. Harga dapat mengikuti price list pelanggan, sekaligus promo/diskon baik di baris item maupun di header dokumen.

Prasyarat

• Hak akses modul Marketing/Pemasaran aktif.
• Data Pelanggan dan Produk/Jasa sudah ada di Master (beserta pajak/price list bila dipakai).
• Jika ada kampanye Promo/Diskon, pastikan sudah diset agar bisa dipilih saat membuat penawaran.

Tentang Halaman Ini

Halaman Penawaran menampilkan daftar semua quotation Anda: siapa pelanggan yang dituju, nilai penawaran, status, dan tanggalnya. Dari sini Anda bisa menambah penawaran baru, mencari/menyaring data, dan memantau mana yang siap dikonversi ke PO Pelanggan atau Work Order.

Tombol & Aksi di Halaman Ini

• Tambah: membuat penawaran baru (draft).
• Filter: menyaring daftar penawaran berdasarkan kriteria tertentu.
• Kotak Pencarian + ikon kaca pembesar: mencari penawaran cepat berdasarkan kata kunci.
• Dropdown jumlah baris (contoh: 20): mengatur berapa banyak baris data yang tampil per halaman.
• Alat Bantu: akses cepat ke utilitas seperti ekspor/atur kolom (bila tersedia di akun Anda).
• Tampilan Data: mengatur tata letak atau kolom yang ditampilkan.
• Checkbox pilih semua/pilih baris: memilih beberapa penawaran sekaligus untuk aksi massal (jika diaktifkan).
• Header kolom dengan panah: mengurutkan data berdasarkan kolom (Kode, Status, Pelanggan, Total, dsb.).
• Tombol WhatsApp “Butuh bantuan?”: menghubungi dukungan Marlin.

Langkah-Langkah

1. Gambaran alur: buat Penawaran (Quotation) sebagai pra-transaksi sebelum PO Pelanggan dan Work Order; pastikan Anda punya hak akses Marketing dan data Pelanggan/Produk/Promo sudah tersedia (menu: Marketing > Penawaran, path: /marketing/quotation).
   Menetapkan konteks dan prasyarat agar pengisian form berjalan lancar.
2. Klik tombol Tambah untuk mulai membuat penawaran baru (draft).

   

   
   Membuka form penawaran agar dapat diisi.
3. Pilih Pelanggan yang dituju untuk penawaran ini.
   Mengikat harga, pajak, dan syarat penawaran ke pelanggan yang benar.
4. Tambahkan item produk/jasa beserta Qty dan harga; jika tersedia, terapkan promosi/diskon dari field Promo/Diskon pada baris atau header penawaran. Jangan menekan tombol simpan.
   Menyusun rincian penawaran yang akan menjadi dasar PO Pelanggan dan Work Order tanpa mengubah data demo.
5. Tinjau ringkasan total dan masa berlaku; dalam alur operasional, setelah disetujui barulah lakukan konversi ke PO Pelanggan atau buat Work Order dari tindakan yang tersedia pada penawaran.
   Memahami transisi dari penawaran ke pemesanan dan pekerjaan tanpa eksekusi penyimpanan di lingkungan demo.

Hasil yang Diharapkan

Anda melihat form Penawaran dalam status Draft dengan nomor otomatis (misal QN-0001), kolom pelanggan siap dipilih, tabel item siap diisi, dan total/grand total dihitung otomatis saat baris diisi. Dalam praktik harian, setelah pelanggan setuju, Anda dapat mengonversi dokumen ini menjadi PO Pelanggan atau membuat Work Order langsung dari penawaran yang sama, sehingga tidak ada input ulang dan histori negosiasi tetap tercatat.